Seçim ve kurulum sorularını adım adım anlatan rehberler. Her rehberde kısa cevabı, adımları ve sık sorulan soruları bulursunuz.
Emlak ofisi için CRM seçerken on iki alana bakın: portföy kaydı, müşteri ve talep yönetimi, eşleştirme, rol ve yetki, çok ofis yapısı, ofisler arası iş birliği, ilan yayını, raporlama, müşteriye sunum, web sitesi, veri aktarımı ve fiyat modeli.
Takım yapısını kurmak için önce ekiplerin neye göre ayrılacağına karar verin, sonra her ekip için ayrı bir ofis kaydı açın, kullanıcıları bu ofislere atayın ve kayıtların kimlere açık olacağını belirleyin.
Ortak havuz, ofislerin portföy ve müşteri taleplerini belirlenen kurallarla birbirine görünür kıldığı ortak alandır.
PDF portföy sunumu, portföyün fotoğraf, özellik ve iletişim bilgilerini tek dosyada toplayan müşteri belgesidir.
Bu rehber, ofis açılışının resmî tarafını (başvuru, belge, ücret) anlatmaz; ofisin günlük düzenini kuran yazılım tarafını anlatır.
RE-OS'ta portföy paylaşımı kayıt hazırlığıyla başlar.
Yetkilendirme sözleşmesi, mülk sahibinin portföyün satışı ya da kiralanması için ofise tanıdığı yetkiyi yazıya geçirir.
Emlak CRM programı, bir emlak ofisinin ya da danışmanın müşterilerini, aranan taşınmaz taleplerini, portföylerini ve görüşme geçmişini tek kayıt düzeninde tutan yazılımdır.
Emlak ofisinde müşteri takibi, her müşteri için tek bir kart tutmak, aranan taşınmazı ayrı bir talep olarak kaydetmek, her görüşmeden sonra sonucu ve bir sonraki adımı yazmak ve geri dönüş gününü takvime koymaktır.
Portföy fotoğrafı, sunumun içeriğini belirleyen temel malzemedir; PDF sunum bu fotoğrafları ilan kaydından alır.
Emlak danışmanı için günlük iş planı, günü kısa bloklara ayırmak ve her bloğa tek tür iş vermektir: geri aramalar, yer gösterme, portföy işleri ve kayıt tutma.
Kiracı ile ev sahibini eşleştirmek için kiracı adayının aradığını bir talep kaydı, ev sahibinin kiraya vereceği taşınmazı bir portföy kaydı olarak ayrı ayrı tutun ve iki kaydı karşılaştırın.
Emlak ofisinde aylık raporlama, ay sonunda aynı sorulara aynı kayıtlardan cevap almaktır: ayda kaç portföy girildi, kaçı güncelliğini yitirdi, kaç müşteri ve görüşme kaydı açıldı, hangi işlemler kapandı ve hedefe ne kadar yaklaşıldı.
Emlak ofisi yazılımı seçerken önce verinin kime ait olduğunu ve nasıl çıkarılacağını, mevcut kayıtların nasıl taşınacağını, kimin neyi göreceğini ve ofis büyüyünce ne olacağını sorun.
Portföy kapama, satılan ya da kiralanan taşınmazın dosyasını sonucuyla birlikte kapatmaktır.
Müşteri takip listesi, her müşterinin tek satırda göründüğü, durumu ve sonraki adım günü olan bir çalışma listesidir.
İyi bir ilan metni, taşınmazı doğru ve eksiksiz anlatan, okuyanın aklındaki soruları cevaplayan metindir.
Portföy sunumu PDF'inde taşınmazı tanıtan bir kapak, özet bilgi sayfası, fotoğraflar, konum ve çevre bilgisi, koşullar ve danışmanın iletişim bilgileri bulunmalıdır.
Ortak çalışma kuralları, hangi portföyün paylaşılacağını, bilginin kim tarafından ne kadar güncel tutulacağını, müşterinin kime ait olduğunu ve iş kapanınca bölüşümün nasıl yapılacağını önceden yazıya döker.
Alt ofis ve ekip yetkilerini planlarken önce kimin hangi kaydı görebileceğine, ekleyebileceğine, değiştirebileceğine, devredebileceğine ve onaylayabileceğine karar verin.
Emlak ofisinde aylık hedef sistemi üç parçadan oluşur: ay başında yazılı hedef, ay boyunca her hafta aynı kayıtlardan yapılan kısa bir takip ve ay sonunda hedefle gerçekleşenin karşılaştırıldığı toplantı.
Kira sözleşmesi hazırlarken ofis üç şeye dikkat eder: tarafların ve taşınmazın bilgilerinin belgeyle uyuşması, bedel, ödeme, süre ve giderlerin açık yazılması, teslim anının tutanakla kayda geçmesi.
Portföy giriş standardı, her ilanın kayda hangi alanlarla girmesi gerektiğini ofis olarak önceden yazmaktır.
Talep ile portföy eşleştirme akışı, kaydın girilmesinden müşteriye sunuma kadar kimin ne yapacağını önceden yazmaktır.
Ofis içi görev ve randevu takibi, yapılacak her işin bir sahibi, bir bitiş günü ve bir sonucu olmasıdır.
Emlak ofisinde veri düzeni iki sorunun cevabıdır: kayıt kaybolursa nasıl geri alınır ve kayda kim ne yapabilir.
Eski tablodan CRM'e geçiş, dosyayı olduğu gibi yüklemek değil, önce neyin taşınacağına karar verip veriyi temizlemek, sütunları yeni sistemin alanlarıyla eşleştirmek, küçük bir denemeyle sonucu görmek ve ancak sonra tamamını aktarmaktır.
İyi bir ilan sayfası, ziyaretçinin sayfa açılır açılmaz neyin, nerede ve kaç paraya satıldığını görmesini, fotoğraflara kolayca ulaşmasını, aradığı bilgiyi düzenli bir tabloda bulmasını ve tek adımda ofisle iletişime geçebilmesini sağlar.
Müşteri kaydı ile iletişim izni aynı şey değildir: kayıt, ofisin işi yürütmek için tuttuğu bilgidir; izin ise müşterinin hangi konuda ve hangi yolla aranmak istediğine dair kararıdır.
Franchise ağı için yazılım seçerken tek ofisin ihtiyacını büyütmek yetmez; genel müdürlük ile ofis arasındaki katmanı sorgulayın.
Danışman performansı tek bir sayıyla değil, birbirini tamamlayan dört gösterge grubuyla izlenir: hacim (ne kadar iş yapıldı), dönüşüm (iş sonuca ne ölçüde döndü), süre (iş ne kadar bekledi) ve kayıt kalitesi (kayıt ne kadar güvenilir).
Gösterim planı üç tarafı bağlar: müşteriyi, portföyün sahibi ya da içindeki kişiyi ve danışmanı.
Emlak ofisinde günlük rutin, günü iki kısa kontrolle çerçevelemektir: sabah açılışta bugünün randevularına, bekleyen geri dönüşlere ve yeni gelen kayıtlara bakılır; akşam kapanışta açık kalan işler yazılır, kayıtlar güncellenir ve yarın için liste hazırlanır.
Yeni alınan portföyde yirmi dört saatlik sürenin işi, kaydı tamamlamak ve yayına hazır hâle getirmektir: sahip ve yetki bilgisini yazın, belgeleri ve eksikleri listeleyin, mülkü fotoğraflayın, kaydı tam girin, fiyatı sahibiyle konuşup yazılı hâle getirin ve uygun müşterileri bilgilendirin.
Talepleri önceliklendirmek, hangi müşteriyle önce ilgileneceğinizi tahmine değil yazılı ölçütlere göre seçmektir.
Portföy fiyatı bir kez yazılıp unutulan bir bilgi değildir; belirli aralıklarla ve belirli koşullarda gözden geçirilmelidir.
Danışman hedefi yalnızca kapanan iş sayısından ibaret olmamalıdır.
İş bölümü, yetki tablosundan farklı bir sorunun cevabıdır: yetki kimin ne yapabileceğini, iş bölümü ise kimin neyi sürdürmekten sorumlu olduğunu söyler.
Paylaşımda gizlilik, kaydı saklamak değil, her paylaşım yolu için neyin gösterileceğine önceden karar vermektir.
Müşteriye gönderilen sunumun işi, portföyü tanıtmaktan önce müşterinin sorusuna cevap vermektir.
Müşteriyle yapılan her görüşme üç kanaldan birinden geçer: telefon, yazılı mesaj ya da e-posta.
Yeni başlayan danışmanın otuz günlük başlangıç dönemi, satış hedefinden çok öğrenme ve düzen kurma dönemidir.
İyi bir görüşme notu kısa, görüşmenin hemen ardından yazılan ve başkasının da anlayabileceği bir kayıttır.
Satış ya da kiralama sonrası takip, kapanış kaydı girildikten sonra müşteriyle kısa ve planlı bir geri dönüş görüşmesi yapmaktır.
Tablodan yazılıma geçiş bir kurulum işi değil, ofisin çalışma düzenini değiştirmektir.
Veri yedekleme bir kez yapılıp unutulan bir iş değil, belirli bir ritimle tekrarlanan bir alışkanlıktır.
Aylık maliyet ve gelir takibi, ofisin o ay ne kazandığını ve bunun için ne harcadığını aynı dönem, aynı kalem düzeniyle yan yana görmektir.
Ofis büyürken sistemin ölçeklenmesi, daha çok araç almak değil, kayıt standardını, rolleri ve raporlama ritmini daha kalabalık bir ekibe dayanacak biçimde önceden kurmaktır.
Şubeler farklı biçimde kayıt tutarsa şubeler arası rapor, devir ve paylaşım güvenilir olmaz.
İlan kalitesi üç başlıkta kontrol edilir: fotoğraf mülkü doğru ve düzenli göstermeli, açıklama gerçek ve eksiksiz bilgi vermeli, fiyat güncel ve açıklamayla tutarlı olmalıdır.
Web sitesinden gelen talep, ofiste adı konmuş bir kişi tarafından hep aynı düzenle karşılanır: talep okunur, müşteriye kısa ve net bir dönüş yapılır, kayıt açılır, kaynak not edilir ve bir sonraki adım için takip günü verilir.
Güncel olmayan portföy temizliği üç adımda yapılır: önce ofisin kendi ölçütüne göre güncel olmayan kayıtlar listelenir, sonra her kayıt için sahip teyidi alınır, son adımda kayıt güncellenir, pasife alınır ya da kapatılır.
Danışman ayrılırken devir, ayrılış gününe kalmadan başlar: önce danışmanın elindeki portföy, müşteri, açık iş ve randevuların envanteri çıkarılır, sonra her kayıt için yeni sorumlu belirlenir, mülk sahiplerine ve müşterilere bilgi verilir, son adımda erişimler kapatılır.
Proje satış takibi, projenin bir envanter ağacı olarak yazılmasıyla başlar: proje, etap, blok ve bağımsız bölüm.
Belge arşivi, belgelerin portföy ve müşteri kaydına bağlı olarak tutulduğu, her belge türü için aynı klasör ve aynı adlandırmanın kullanıldığı ve erişimin role göre sınırlandığı bir düzendir.
RE-OS'a geçiş beş işten oluşur: kayıt formunu doldurmak, satış ekibinin aramasını beklemek, hesap açılınca ofis kartını ve kullanıcıları girmek, portföy ve müşteri kayıtlarını Excel ya da tablo dosyasından içe aktarmak ve randevuları takvime yazmak.
RE-OS'ta portföyler Excel ile içe aktarılabilir.
Portföy alma görüşmesi, mülk sahibiyle ofisin tanıştığı ve çalışma biçiminin konuşulduğu toplantıdır.
Yer gösterme formu, müşteriye hangi portföyün ne zaman ve nasıl gösterildiğini ve müşterinin tepkisini kaydeden kısa bir belgedir.
Haftalık ekip toplantısı, ofisin geçen haftayı kapatıp yeni haftanın işlerini paylaştığı kısa ve sabit gündemli bir buluşmadır.
Ev sahibine haftalık bilgilendirme, portföyle ilgili o hafta olanları sahibine düzenli ve aynı biçimde iletmektir.
Müşteri geri bildirimi ve yorumu, gösterim ya da işlem sonrasında müşterinin ofis, danışman ve portföy hakkında söylediklerinin kayda geçirilmesidir.
Teklif ve pazarlık kaydı, alıcıdan gelen her teklifin ve verilen her yanıtın zamanıyla birlikte yazıldığı tek bir kayıttır.
Alıcı ihtiyaç görüşmesi, portföy göstermeden önce alıcının gerçekte ne aradığını netleştiren kısa bir konuşmadır.
Yetki yenileme takibi, portföy sahibiyle yapılan yetkilendirme sözleşmelerinin bitiş günlerini önceden izleyip süresi dolmadan ev sahibiyle konuşmayı sağlayan bir düzendir.
İzin ya da tatil döneminde müşteri takibi, danışmanın açık işlerini bir vekil danışmana geçici olarak devretmekle yürür.
Özellikleri kategoriye göre görmek için tüm özellikler sayfasına bakın.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 