Emlak CRM programı, bir emlak ofisinin ya da danışmanın müşterilerini, aranan taşınmaz taleplerini, portföylerini ve görüşme geçmişini tek kayıt düzeninde tutan yazılımdır. Amaç, kimin ne aradığını ve hangi portföyün kime uygun olduğunu hatırlamaya bırakmadan kayıt altında izlemektir. İlan yayınlamak ya da müşteri bulmak programın işi değildir.
Son güncelleme:
CRM, İngilizce müşteri ilişkileri yönetimi ifadesinin kısaltmasıdır. Emlak CRM programı, bu fikri emlak işinin kendine özgü akışına uyarlayan yazılımdır. Genel amaçlı bir müşteri kayıt aracında yalnızca kişi, telefon ve not alanları bulunur. Emlak CRM programında ise bunların yanında portföy kaydı, alıcı ya da kiracı talebi, yer gösterme kaydı ve takip görevi gibi emlağa özgü kayıt türleri hazır gelir.
Günlük dilde bu yazılıma emlak programı, emlak takip programı ya da emlak müşteri programı da denir. Adı ne olursa olsun ölçüt aynıdır: müşteri, talep ve portföy birbirine bağlı kayıtlar olarak tutuluyor mu?
Bir danışman bir gün içinde hem satmak ya da kiralamak isteyen mülk sahipleriyle hem de ev arayan alıcı ve kiracılarla konuşur. İşin değeri, bu iki tarafı doğru zamanda eşleştirmekten gelir. Bir müşterinin üç ay önce söylediği bütçeyi ya da bir portföyün sahibiyle varılan anlaşmayı akılda tutmak, kayıt sayısı arttıkça mümkün olmaz.
Bilgi kişisel telefonlarda, defterlerde ve mesaj geçmişlerinde dağınık durduğunda iki sonuç ortaya çıkar. Birincisi, uygun bir müşteriye uygun portföy hiç gösterilmez. İkincisi, ofis çalışanı değiştiğinde müşteri ilişkisi de onunla birlikte gider. CRM programı bu bilgiyi kişiden ayırıp ofisin ortak kaydına taşır.
Bu kayıtlar ayrı ayrı değil, birbirine bağlı tutulur. Müşteri kartından talebine, talebinden uygun portföye geçebilmek programı bir tablo dosyasından ayıran asıl özelliktir.
Küçük bir portföy ve az sayıda müşteriyle tablo dosyası çoğu zaman yeterlidir. Sınır, kayıtlar arasında bağlantı kurmak gerektiğinde ortaya çıkar. Bir portföy için uygun talepleri bulmak istediğinizde tablodaki her satırı elle taramanız gerekir. Birden fazla kişi aynı dosyayı kullanıyorsa kimin hangi satırı güncellediği belli olmaz. Müşteri bilgisine kimin erişeceğini ayırmak da mümkün olmaz.
Bu üç durumdan biri günlük işte yaşanıyorsa CRM programına geçmek makul bir adımdır. Üçü de yaşanmıyorsa önce mevcut düzeni sadeleştirmek daha doğru olabilir.
Tek başına çalışan bir emlak danışmanı için program, kişisel takip düzenidir: müşteri, talep ve görev tek yerde durur. Birkaç kişilik bir bağımsız emlak ofisi için ise ek olarak ortak kayıt ve kimin neyi göreceği sorusu önem kazanır. Birden çok ofisi ya da franchise ağını yöneten yapılarda merkezî görünürlük ve ofisler arası ayrım öne çıkar.
Hangi büyüklükte olursa olsun, programın değeri kayıt disiplinine bağlıdır. Küçük bir ofiste düzenli kullanılan sade bir program, kalabalık bir ofisteki yarım bırakılmış karmaşık bir programdan daha fazla iş görür.
RE-OS, yukarıdaki kayıt türlerini tek panelde tutar. Müşteri kartı kişi bilgileri, bağlantılar, ticari bilgiler ve belgelerle birlikte durur; müşterinin aradığı taşınmaz ayrı bir talep kaydı olarak karta bağlanır. Talep kaydedildiğinde ya da portföy aktif duruma alındığında sistem uygun karşılığı arar ve kaydı giren danışmana e-posta ile panel içi bildirim gönderir.
Takvimde randevu, toplantı ve görev kayıtları müşteriye ve portföye bağlanır; hatırlatma tanımlanabilir. Portföyden PDF sunum hazırlanır, birkaç portföy müşteriye özel bir bağlantıyla paylaşılır. Ayrıntılar için portföy yönetimi, talep ve portföy eşleştirme ve görev, takvim ve aktivite sayfalarına bakın. Paket ve fiyat bilgisi için Fiyatlar sayfası esas kaynaktır.
Daha ayrıntılı bir değerlendirme için emlak ofisi için CRM seçerken 12 kriter rehberini kullanabilirsiniz.
Müşteri, talep ve portföy kayıtlarını birbirine bağlı tutar, görüşme ve takip işlerini hatırlatır, uygun portföy ile talebi eşleştirmeye yardım eder. Böylece bilgi kişisel telefonlarda değil, ofisin ortak kaydında durur.
Müşteri ve portföy sayısı bir tabloyu karıştıracak kadar arttıysa evet. Tek kişilik çalışmada da talep ile portföyü eşleştirmek ve takip işlerini hatırlamak program sayesinde kolaylaşır.
Hayır. Program ofisin kendi müşteri, talep ve portföy kaydını yönetir. İlanın bir portalda görünmesi ayrı bir iştir; bazı programlar bu iki işi birlikte sunar.
Evet. RE-OS'ta müşteri kayıtları tablo dosyasından içe aktarılabilir ve aynı biçimde dışa aktarılabilir. Aktarımdan önce listeyi tekrarlayan ve eski kayıtlardan ayıklamanız önerilir.
Önce kendi günlük işinizi yazın, sonra müşteri, talep ve portföyün aynı sistemde bağlandığını gerçek kayıtlarınızla deneyin. Ayrıntılı kontrol listesi için 12 kriter rehberine bakabilirsiniz.
Sonraki adım: Portföy yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 