Emlak ofisinde veri düzeni iki sorunun cevabıdır: kayıt kaybolursa nasıl geri alınır ve kayda kim ne yapabilir. Önce ofisin hangi verileri nerede tuttuğunu yazın, sonra ofisin kendi arşiv kopyasını ve geri alma denemesini planlayın, yetkiyi kişiye değil role bağlayın ve ayrılanın erişimini kapatma adımını yazılı hale getirin.
Son güncelleme:
İkisi de aynı varlığı korur: ofisin müşteri, portföy ve sözleşme kayıtlarını. Yedek, kaydı kaybetmeye karşı korur; yetki, kaydın yanlış ellere geçmesine ya da yanlışlıkla değişmesine karşı korur. Yalnız biri düşünülürse diğer taraftaki risk fark edilmeden büyür.
Bu rehber ofisin kendi tarafındaki düzeni anlatır. Kullandığınız yazılımın kendi yedekleme düzenini ayrıca öğrenin; RE-OS için veri konumu ve yedekleme bilgisi aşağıdaki soru-cevap bölümünde yer alır.
Yedek planı, neyin yedekleneceğini bilmekle başlar. Ofisin veri envanteri kısa bir tablodur:
Tabloyu doldururken çoğu ofis, önemli bir verinin tek bir kişinin bilgisayarında ya da telefonunda durduğunu fark eder. Önce bu kayıtları ortak bir yere taşıyın.
Son iki soru çoğu zaman atlanır. Denenmemiş bir yedek, çalıştığı varsayılan bir yedektir; gerçek ihtiyaç doğduğunda çalışmayabilir.
RE-OS'ta müşteri, portföy ve rapor listeleri Excel dosyasına aktarılabilir. Bu aktarma ofise o günkü durumun bir kopyasını verir ve arşiv ya da analiz için kullanışlıdır. Ancak ürünün kendi yedekleme düzeninin yerine geçmez; geri yükleme için tasarlanmış bir işlem değildir.
Dışa aktarılan dosya bir ofis verisidir ve kendi başına korunmalıdır. Dosyanın nerede saklanacağını, kimlerin açabileceğini ve ne kadar süre tutulacağını yetki planınızda ayrıca yazın.
Yetkiyi kişinin adına değil, rolüne bağlayın; kişi değişir, rol kalır. Her rol için kayıtların görülmesi, eklenmesi, değiştirilmesi, silinmesi ve dışa aktarılması ayrı sorulur.
RE-OS'ta kullanıcıya ofis rolü verilir: broker, ofis yöneticisi, danışman ve asistan. Kullanıcı ekleme ve onaylama işlemleri broker ve ofis yöneticisi rollerindedir. Süreli rol, bitiş günü seçilerek tanımlanır ve kendi listesinde izlenir.
Müşteri kayıtlarını ofis içinde kimin göreceği ofis bazında altı seçenekten biriyle belirlenir. Ofis raporu ve kullanıcı raporu belirli rollere açıktır. Rolün hangi sayfaya girebildiği ise ayrıca tanımlanan sayfa erişim ayarlarına bağlıdır; bu nedenle ofis kendi yetki tablosunu ekranlarla karşılaştırmalıdır.
Rol ve ofis atamasının ayrıntıları için ofis ve kullanıcı yönetimi sayfasına, ekip düzeni için ekip yetkileri rehberine bakın.
Müşteri verileriniz Türkiye'de saklanır. KVKK koşullarına uyulur; kişisel veri dışında kalan fotoğraf, video gibi medya dosyaları ve diğer veriler ise Amazon AWS, Google Cloud ve Microsoft Azure gibi bulut ortamlarında, birden fazla ayrı fiziksel lokasyonda, yurt dışı dahil yedeklenir. Güvenlik ve gizlilik önceliğimizdir.
Hayır. Dışa aktarma o günkü durumun bir kopyasını verir ve arşiv ya da analiz için işe yarar; geri yükleme için tasarlanmış bir yedek işlemi değildir. Dosya ayrıca korunmalıdır.
Bu karar ofisin yetki planında yazılmalıdır. Görme yetkisinden ayrı düşünülmesi önerilir; çünkü dışa aktarılan dosya sistemdeki yetki kurallarının dışına çıkar. Hangi rollerin dışa aktarabildiği bu rehberde yazılmamıştır.
Kayıtları devredin, ofis atamalarını ve süreli rolleri gözden geçirin, erişimi kapatın ve günü not edin. Bu adımı ofis kuralı olarak yazmak ayrılma gününde acele karar verilmesini önler.
Bu kural ofis bazında altı seçenekten biriyle belirlenir: yalnız kaydı giren, yalnız broker, broker ve asistan, broker ve ofis yöneticisi, bu üçünün birlikte ya da herkes. Ofisinizin seçimini yetki tablonuzla karşılaştırın.
Sonraki adım: Ofis ve kullanıcı yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 