Belge arşivi, belgelerin portföy ve müşteri kaydına bağlı olarak tutulduğu, her belge türü için aynı klasör ve aynı adlandırmanın kullanıldığı ve erişimin role göre sınırlandığı bir düzendir. Belgeler önce türüne, sonra kime ve neye ait olduğuna göre gruplanır. Saklama süresi ve kişisel veri konuları mevzuata bağlıdır; bu rehber hukuki görüş değildir ve ürün özelliği anlatmaz.
Son güncelleme:
Emlak ofisinde belge çok farklı yerlerden gelir: mülk sahibinin telefonundan gelen fotoğraf, e-postayla gönderilen kimlik fotokopisi, gösterimde imzalanan form, kâğıt hâlinde kalan sözleşme. Düzen kurulmazsa belge danışmanın telefonunda, e-posta kutusunda ve çekmecede dağınık kalır; ihtiyaç duyulduğunda bulunamaz.
Dağınık arşivin iki bedeli vardır. Birincisi zaman kaybıdır: bir belgeyi aramak, işi durdurur. İkincisi risktir: kimlik gibi kişisel belgeler kontrolsüz yerlerde durur. Arşiv düzeni bu iki bedeli birlikte azaltır.
Ofisin elinde bulunan belgeler üç ana gruba ayrılabilir. Grup adları ofise göre değişebilir; önemli olan her belgenin bir grupta yer almasıdır.
Yeni portföy alındığında hangi belgenin toplanacağı yeni portföy rehberinde listelenir; bu rehber belgenin sonradan nerede ve nasıl tutulacağına odaklanır.
Klasör düzeni belgeyi kayda bağlı tutmalıdır; çünkü belge çoğu zaman bir portföy ya da bir müşteri için aranır. Üç seviyeli basit bir yapı çoğu ofise yeter.
Dosya adı, içine bakmadan belgenin ne olduğunu söylemelidir. Her danışmanın kendi adlandırmasını kullanması aramayı zorlaştırır; ofis ortak bir kalıp belirler ve kalıp yazılı olarak herkese verilir.
Arşiv herkese açık bir dolap değildir. Kimlik ve sözleşme gibi belgeler yalnız işi yürüten danışman ve ofis yöneticisi tarafından görülmelidir. Ofis belgeleri ise yalnız yönetim düzeyinde açılır.
Erişim, kişinin rolüne göre verilir ve kişi ayrıldığında kapatılır. Rol ve yetki konusu veri yedekleme ve yetki rehberinde ayrıca ele alınır.
Belgelerin ne kadar süre saklanacağı ve ne zaman imha edileceği mevzuata bağlıdır ve belge türüne göre değişir. Bu rehber süre vermez ve hukuki görüş değildir; ofis saklama ve imha kararı için uzmanına danışmalıdır.
Kişisel veri içeren belgelerde genel ilke, gerekenden fazlasını toplamamak ve gerekenden fazla tutmamaktır. Müşteriden hangi belgenin hangi amaçla istendiği, iletişim izni rehberinde anlatılan kayıt düzeniyle birlikte ele alınmalıdır.
Bu rehber süre vermez. Saklama süresi belge türüne ve mevzuata bağlıdır; ofis bu konuda uzmanına danışmalıdır.
Bu soru hukuki geçerlilik konusudur ve rehber görüş vermez. Pratik olarak taranmış kopya ihtiyaç duyulduğunda bulunmayı kolaylaştırır; asıl belgenin ne zaman saklanacağı için uzmanına danışılmalıdır.
Hangi belgenin hangi amaçla istenebileceği mevzuata ve işleme göre değişir. Rehber hukuki görüş vermez; ofis bu konuda uzmanına danışmalı ve gereğinden fazla belge toplamamalıdır.
Üç seviyeli yapı küçük ofiste de uygulanabilir ve kısa sürede yerleşir. Küçük ofiste önemli olan düzenin kişiye bağlı olmaması, danışman değişse de aynı kalmasıdır.
Hayır. Rehber ürün bağımsız bir çalışma yöntemidir. Aynı düzen bilgisayardaki klasörlerle ya da başka bir kayıt aracıyla da kurulabilir.
Sonraki adım: Yeni portföy aldığında yapılacaklar
ETBİS’e Kayıtlıdır. 