Yeni alınan portföyde yirmi dört saatlik sürenin işi, kaydı tamamlamak ve yayına hazır hâle getirmektir: sahip ve yetki bilgisini yazın, belgeleri ve eksikleri listeleyin, mülkü fotoğraflayın, kaydı tam girin, fiyatı sahibiyle konuşup yazılı hâle getirin ve uygun müşterileri bilgilendirin. Kayıt ne kadar erken tamamlanırsa sonraki işler o kadar az dağılır.
Son güncelleme:
Yetki alındığı gün, ofisin elindeki bilgi en taze ve sahibin beklentisi en yüksek durumdadır. Bu gün ziyaret notu, belge ve fotoğraf eksiksiz toplanmazsa sonraki günlerde aynı bilgiyi tekrar sormak gerekir; sahibin ilgisi azalır, ofisin yayına çıkış hızı düşer.
Burada amaç her işi bir günde bitirmek değil, hangi işin kimde ve ne zaman bitmesi gerektiğini bir gün içinde yazılı hâle getirmektir. Eksik bırakılan şey, eksik olarak kayda geçmelidir.
İlk iş, portföyün kime ait olduğunu ve ofisin hangi yetkiyle çalıştığını netleştirmektir. Yetki belgesinin ya da sözleşmenin içeriği hukuki bir konudur; bu konuda uzmanına danışılmalıdır. Kayıt tarafında şunlar yazılı olmalıdır:
Mülk görüşmesinde sahibin elindeki belgeleri ve eksikleri aynı anda listeleyin. Hangi belgenin gerekli olduğu portföyün türüne göre değişir ve mevzuata bağlıdır; bunun için uzmanına danışılmalıdır. Rehberde sabit bir belge listesi verilmez.
Mülkü ziyaret ederken fotoğrafı da aynı ziyarette çekmek, ikinci bir randevu ihtiyacını ortadan kaldırır. Çekim öncesi kısa bir toparlama isteyin; sahip müsait değilse çekim için gün ve saat yazın. Ayrıntılı çekim düzeni için portföy fotoğrafı rehberine bakın.
Not defterinde ya da telefonda bekleyen bilgi, kayıt girilene kadar ofis için yoktur. İlk yirmi dört saatin sonunda portföy kaydı, ofisin giriş standardındaki zorunlu alanlarla tamamlanmış olmalıdır. Hangi alanların zorunlu olacağı konusunda portföy giriş standardı rehberine bakabilirsiniz.
Kayıtta sahibin görüşme notu, eksik belge listesi ve fotoğraflar birlikte durmalıdır. Başkası bu portföyü devraldığında ilk soru, "sahip ne dedi?" olmamalıdır.
İlk gün fiyat konuşması yapılır, ama kesin karar zorunlu değildir. Sahibin beklediği fiyatı ve nedenini yazın; ofisin kendi değerlendirmesi varsa onu ayrı alana yazın. İki rakam arasında fark varsa, farkı kapatmak için ne zaman yeniden görüşüleceğini kayda ekleyin.
Bu konuşmanın devamı için portföy fiyat güncelleme ve takip düzeni rehberine bakabilirsiniz.
RE-OS'ta portföy kaydı genel bilgi, detay ve diğer adımlarıyla girilir; fotoğraf, video, kat planı ve vaziyet planı kayda eklenir. Portföy aktif duruma alındığında sistem uygun talepleri arar ve ilgili danışmana bildirim gönderir. Ayrıntılar için portföy yönetimi ve talep portföy eşleştirme sayfalarına bakın.
Kayıt tamamlandığında uygun müşteri ve talepler kontrol edilir; sahip, ofisin ne yaptığından haberdar edilir. Sahibe yazılacak ilk geri bildirim kısa olmalıdır:
Genellikle kayıt girişi ve belge eksiklerinin yazılması ertelenir. Oysa fotoğraf ve ziyaret notu ilk gün en taze hâldedir; kaydı o gün tamamlamak sonraki işleri kolaylaştırır.
Bu rehberde sabit bir belge listesi verilmez. Gerekli belgeler portföyün türüne ve mevzuata göre değişir; ofisin uzmanından ya da ilgili kurumdan güncel listeyi alın.
Sahibin beklentisini ve nedenini yazın, ofisin kendi değerlendirmesini ayrı not edin ve bir sonraki fiyat görüşmesinin gününü kayda ekleyin. İlk gün anlaşmak zorunlu değildir; farkın yazılı olması yeterlidir.
Girilebilir ama yayına çıkarılmamalıdır. Fotoğrafsız kayıt, ofis içi takip için yararlıdır; müşteriye gösterilecek kayıt fotoğraf ve temel bilgilerle tamamlanmış olmalıdır.
Önce kayıtta yazılı notları ve eksik listesini okuyun; sahibe aynı soruları yeniden sormayın. Eksik varsa kaydı alan danışmana yönlendirin ve gerekiyorsa görev ya da not bırakın.
Sonraki adım: Portföy yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 