Portföy giriş standardı, her ilanın kayda hangi alanlarla girmesi gerektiğini ofis olarak önceden yazmaktır. Alanları üç katmana ayırın: kayıt açmak için zorunlu olanlar, ilan yayınlamak için zorunlu olanlar ve takip için zorunlu olanlar. Satılık ve kiralık için ortak çekirdeği bir kez, farkları ayrıca yazın ve eksik kaydı yayına çıkarmayın.
Son güncelleme:
Her danışman portföyü kendi alışkanlığıyla girdiğinde ofis listesi tutarsız olur: biri adres satırına semt yazar, öteki yazmaz; biri bedeli eksik bırakır, bir başkası fotoğraf eklemeyi sonraya erteler. Bu tutarsızlık ilanı bulmayı, eşleştirmeyi ve raporlamayı zorlaştırır.
Standart, kimin neyi gireceğine her seferinde yeniden karar verilmesini önler. Yeni gelen danışman da ofisin kayıt düzenini birinden sormak yerine yazılı kuraldan öğrenir.
Her alanı aynı ağırlıkta zorunlu saymak, kuralı uygulanamaz kılar. Alanları kayıt sırasında ne için gerektiğine göre ayırın:
Çekirdek alanlar ortaktır; farklar ise işlem türünden gelir. Ofis standardında iki kısa ek liste yeterlidir.
Ortak çekirdekteki bir alan satılık için zorunluyken kiralık için isteğe bağlı olabilir; bu ayrımı tabloya açıkça yazın ki danışman tahmin yürütmesin.
Portföy kaydı bir kez girilip unutulduğunda bedel ve durum bilgisi eskir. Güncel olmayan kayıt hem müşteriyi yanıltır hem de eşleştirmede gereksiz sonuç üretir. Standart, güncelleme için bir ritim de içermelidir.
RE-OS'ta portföy kaydı bir sihirbazla girilir: genel bilgi, detay ve diğer bilgiler olmak üzere üç adım izlenir ve kaydın ne kadarının tamamlandığı bir ilerleme çubuğuyla gösterilir. Marka, kendi yapısında belirli belge sekmelerini zorunlu tutabilir.
Yeni portföy kaydında paylaşım seçeneği varsayılan olarak açık gelir; paylaşmak istemeyen danışman bunu kayıt sırasında kontrol etmelidir. Güncelliğini yitiren kayıtlar için ayrı bir liste vardır ve fiyat güncelleme ayrı bir işlem olarak yapılır. Kayıt özellikleri için portföy yönetimi sayfasına bakın.
Hangi alanın sistemde zorunlu sayıldığı sürüme ve markanın ayarına göre değişebilir. Ofis standardınızı ekranın zorunluluk kuralına bırakmayın; kendi yazılı listenizi kullanın.
Portföy sahibi, ilan ve işlem türü, adres ve bedel kaydı açmak için zorunlu olmalı. Yayın için başlık, açıklama, temel nitelik ve fotoğraf; takip için yetki durumu, sorumlu danışman ve güncelleme günü zorunlu olmalıdır.
Çekirdek alanlar ortaktır. Satılıkta tapu ve kredi uygunluğu gibi, kiralıkta depozito ve gider paylaşımı gibi ek alanlar ayrıca yazılır. Ofis standardında iki kısa ek liste yeterlidir.
Standart bunu yazılı olarak engellemelidir. Yayın katmanı tamamlanmadan ilanı dışarı çıkarmamak, hem müşteri deneyimini hem de ofisin kayıt kalitesini korur.
Marka belirli belge sekmelerini zorunlu kılabilir. Alan bazında zorunluluk ayarının ofis tarafından değiştirilip değiştirilemediği bu rehberde anlatılmamıştır; ofis kendi yazılı standardını ayrıca tutmalıdır.
Ofisin çalışma biçimi değiştiğinde ve düzenli aralıklarla gözden geçirilmelidir. Danışmanlardan gelen eksik alan ya da gereksiz alan bildirimleri güncelleme için iyi bir girdidir.
Sonraki adım: Portföy yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 