RE-OS'ta portföyler Excel ile içe aktarılabilir. Aktarımın kalitesini büyük ölçüde dosyanın hazırlığı belirler: her satır bir portföy olmalı, sütun adları açık ve tutarlı olmalı, yinelenen kayıtlar önceden ayıklanmalı. Fotoğraf ve belgeler dosyayla gelmez; aktarımdan sonra portföy kayıtlarına ayrıca eklenir. Dosya düzeni, şablon ve sütun listesi gibi ayrıntılar için satış ekibiyle görüşün.
Son güncelleme:
Ofisin elinde yıllardır büyüyen bir portföy listesi varsa, kayıtları tek tek yeniden yazmak hem uzun sürer hem de yazım hatasını çoğaltır. Toplu aktarım, listenin tamamını ya da seçilen bölümünü tek dosyadan sisteme almak için vardır. Elde yalnız birkaç portföy varsa elle girmek çoğu zaman daha sakindir.
RE-OS'ta portföyler Excel ile içe aktarılabilir; mevcut portföy listesi tablo dosyasından toplu aktarılır ve ofis geçişinde veri sıfırdan girilmez. Bu rehber, aktarımdan önce ve sonra ofisin kendi tarafında yapacağı işleri anlatır. Dosyanın tam düzeni ve aktarma adımları bu rehberin konusu değildir.
Tablodaki her satırı sisteme almak zorunda değilsiniz. Satırları üç gruba ayırmak işi kolaylaştırır:
Bu ayrımı yazıya geçirin. Aylar sonra bir portföyün neden sistemde olmadığı sorulduğunda, cevap yazılı kararda durur.
İnsan gözüne düzenli görünen bir tablo, aktarım için düzenli olmayabilir. Aktarım dosyasında okunacak olan şey tablodur; görünüm değil. Şu noktalara bakın:
Düzenlemeden önce dosyanın bir kopyasını ayrı kaydedin ve değişiklikleri kopya üzerinde yapın. Orijinal tablo, aktarım sorunlu çıkarsa geri dönülecek tek güvenli kaynaktır.
Portföy tablolarında yinelenme çoğunlukla ofisin yapısından gelir: aynı daireyi iki danışman kendi listesine yazmıştır, bir mülk önce kiralık sonra satılık olarak yeniden girilmiştir ya da fiyat güncellenirken eski satır silinmemiştir. Bu kayıtlar sisteme girerse aynı portföy birden çok kez görünür ve hangisinin güncel olduğu karışır.
Yinelenen kayıt sorununun ofiste kalıcı olmaması için güncel olmayan portföy temizliği rehberindeki düzen sonradan da kullanılabilir.
Tablo dosyası portföyün metin ve sayı bilgilerini taşır. Fotoğraf ve belgeler ise aktarımdan sonra ayrıca eklenir: aktarım sonrası fotoğraf ve belgeleri portföy kayıtlarına ayrıca eklersiniz. Bu yüzden fotoğrafları hücrelere yapıştırmak, dosyayı hem ağırlaştırır hem de işe yaramaz.
Aktarımı beklerken görsel ve belge tarafını hazırlayın: her portföyün fotoğraflarını portföye göre adlandırılmış bir klasörde toplayın, belgeleri (örneğin yetki belgesi ve mülkiyet evrakı) ayrı bir klasörde tutun ve her klasörü tablodaki satırla eşleştirecek kısa bir ad verin. Aktarımdan sonra önce aktif portföylerden başlayarak kayıtlara ekleyin.
Fotoğraf kalitesi ve açıklama düzeni için ilan kalitesi kontrol listesine, belgelerin ofis içindeki yeri için belge arşivi düzeni rehberine bakılabilir.
Hazırladığınız dosyanın tamamını yüklemeden önce on kadar satırlık bir bölümünü ayırın ve onunla başlayın. Bu bölüme kolay satırların yanında zor örnekleri de koyun: uzun açıklaması olan, Türkçe karakter içeren, fiyatı büyük olan, bazı alanları boş bırakılmış portföyler.
Deneme sonucunu portföy listesinde açıp kayıtların doğru alanlara oturduğuna bakın. Bir sorun görürseniz tablodaki kuralı düzeltin ve denemeyi tekrarlayın; sorunu sistemde tek tek elle onarmak yerine kaynağı düzeltmek hem daha hızlıdır hem de bir sonraki aktarımda tekrarlanmaz.
Aktarım bitti diye eski tabloyu bırakmayın. Aşağıdaki kontroller ofisin kendi tarafında yapılır ve çoğu için bir kişinin bir oturumu yeter:
Kontroller tamamlanmadan eski tabloyu silmeyin; salt okunur bırakıp üzerine aktarım gününü yazın. Geçişin genel çerçevesi için tablodan yazılıma geçiş planı rehberine bakılabilir.
Mal sahibi bilgisi içeren dosyaların saklanması ve paylaşılması hukuki sorular doğurabilir. Bu rehber hukuki görüş değildir; kişisel verilerle ilgili sorular için hukuk danışmanınıza başvurun.
Evet. RE-OS'ta portföyler Excel ile içe aktarılabilir. Dosyanın düzeni, şablon olup olmadığı ve paketinizdeki kapsam için satış ekibiyle görüşün; ardından dosyayı bu rehberdeki hazırlık adımlarına göre düzenleyin.
Hayır, bunları ayrıca eklersiniz. Aktarım sonrası fotoğraf ve belgeleri portföy kayıtlarına ayrıca eklersiniz; bu yüzden fotoğraf ve belge klasörlerini aktarımdan önce hazırlamak işi hızlandırır.
Sütun listesi ve şablon adı bu rehberde verilmez; bu bilgiyi satış ekibinden alın. Bu rehberdeki öneri, adların açık ve dosya boyunca tutarlı olması ve her sütunda tek bir bilginin bulunmasıdır.
Önce küçük bir bölümle deneme yapmak güvenlidir. Kayıtların doğru alanlara oturduğunu gördükten sonra kalan dosyayı aktarın; sorun çıkarsa kaynağı düzeltip denemeyi tekrarlayın.
Sayı ve örnek kontrolü bitene kadar silmeyin. Tabloyu salt okunur bırakıp aktarım gününü üzerine yazın; gerekli bir bilgi taşınmadıysa buradan geri dönebilirsiniz.
Sonraki adım: Portföy yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 