Tablodan yazılıma geçiş bir kurulum işi değil, ofisin çalışma düzenini değiştirmektir. Plan beş adımda kurulur: çözülecek sorunun yazılması, sorumlunun belirlenmesi, küçük bir ekiple deneme, kısa bir paralel dönem ve eski tabloya yazmanın bırakıldığı bir kesme günü. Veri aktarımı bu planın yalnız bir parçasıdır.
Son güncelleme:
Ofislerin çoğu, tablodan yazılıma geçişi bir araç değişikliği sanır. Oysa tabloda herkesin kendine göre doldurduğu bir düzen vardır; yazılım ise ortak bir düzen ister. Geçişte asıl zorlanan şey ekranlar değil, alışkanlıklardır: kaydı kimin gireceği, ne zaman gireceği, hangi alanın zorunlu sayılacağı.
Bu yüzden geçişi bir proje gibi ele almak gerekir. Başlangıç, bitiş, sorumlu ve ölçüt belli olduğunda hem ofis hem danışmanlar nereye gidildiğini bilir.
"Dijitale geçelim" bir hedef değildir. Hangi sorunun çözülmesi istendiği yazılmazsa geçişin başarılı olup olmadığı da anlaşılmaz. Ofisin yaşadığı sorunları somut cümlelerle sıralayın:
Listenin sık işaretlenen üç dört maddesi geçişin amacını oluşturur. Sonradan "bu iş çözüldü mü" sorusunu bu liste cevaplar.
Adımları atlamak cazip görünür ama atlanan adım genellikle geçişin sonunda geri gelir. Pilotsuz geçilen ofislerde sorun herkes aynı anda canlıya çıktığında ortaya çıkar.
Geçişin bir sahibi olmalıdır. Bu kişi, yazılımı iyi bilen değil, ofis düzenini değiştirme yetkisi olan ve takibi yapabilecek kişidir.
Pilot, tüm ofisi riske atmadan düzeni sınamaktır. Bir ya da iki danışman ve bir yönetici ile başlayın; pilotun amacı ekranları öğrenmek kadar ofisin kendi iş akışını yazılıma uydurup uydurmadığını görmektir.
Paralel dönemde aynı bilgi iki yere yazılır. Bu yorucudur, bu yüzden uzatılmaz. Amaç, güveni oluşturmak ve eksikleri görmektir; kimsenin tabloya dönme refleksi kalmayacak kadar kısa tutulmalıdır.
RE-OS'ta portföy ve müşteri kayıtları Excel ya da tablo dosyasından içe aktarılabilir; ofis geçişinde mevcut verinin taşınması böyle yapılır. Taşınacak kayıtların nasıl hazırlanacağı, eşleştirileceği ve doğrulanacağı ayrı bir konudur; adımlar için CRM veri taşıma rehberine bakın. Düzen ve paket kapsamı için satış ekibiyle görüşün.
Başlangıçta yazdığınız sorun listesine dönün. Sayısal bir hedef koymak zorunda değilsiniz; gözlemle de ölçebilirsiniz:
Bu rehberde sabit bir süre verilmez. Süre ofisin büyüklüğüne, verinin temizliğine ve pilot dönemde çıkan sorunlara bağlıdır. Plan aşamalarının her birine ofisin kendi takvimi yazılır.
Kesme gününden sonra yeni kayıt yazılmaz ve tablo salt okunur arşiv olarak saklanır. Doğrulama adımları tamamlanmadan tablo silinmemeli; arşiv kopyası ayrıca korunmalıdır.
Direnç genellikle ek iş yükü korkusundan gelir. Günlük işe yarayan bir konuyla başlayın, eğitimi kısa tutun ve kayıt eksiklerini cezalandırmak yerine birlikte tamamlayın.
Sabit bir sayı önerilmez. Pilot grup, ofisin iş akışını temsil edecek kadar çeşitli ama kolay yönetilecek kadar küçük olmalıdır; farklı rollerden birer kişi iyi bir başlangıçtır.
Veri taşıma, geçişin bir parçasıdır ama ayrı bir iştir. Temizlik, alan eşleştirme ve doğrulama adımları veri taşıma rehberinde anlatılır; bu rehber ofisin çalışma düzeniyle ilgilidir.
Sonraki adım: CRM veri taşıma: eski tablodan geçiş
ETBİS’e Kayıtlıdır. 