Franchise ağı için yazılım seçerken tek ofisin ihtiyacını büyütmek yetmez; genel müdürlük ile ofis arasındaki katmanı sorgulayın. Kimin neyi göreceğini, marka standardının nasıl zorunlu kılınacağını, ücret takibinin nerede yapılacağını, ofis ayrılınca verinin kime ait olacağını ve geçişin bir pilot ofisle nasıl sınanacağını yazılı sorun.
Son güncelleme:
Tek bir ofisin yazılımı, o ofisin müşterisini, portföyünü ve takvimini yönetir. Franchise ağında ise iki ayrı katman vardır: her ofisin kendi günlük işi ve genel müdürlüğün ağ düzeyindeki görünürlüğü ile standartları. İyi bir ofis yazılımı ikinci katmanı karşılamıyor olabilir.
Bu nedenle seçim, ofis ekranlarının güzel olup olmadığından önce iki katmanın birbirine nasıl bağlandığına bakılarak yapılmalıdır. Aşağıdaki başlıklar, adayları aynı ölçüyle karşılaştırmak için bir kontrol listesi olarak kullanılabilir.
Önce genel müdürlüğün hangi soruları cevaplamak istediğini yazın. Ardından her sorunun cevabının yazılımda bulunup bulunmadığını sağlayıcıdan gösterilmesini isteyin.
Sağlayıcı bir özelliğin adını söylerse yetinmeyin; kendi ağınızdan bir örnek soruyu yazılımda canlı olarak cevaplattırın.
Franchise ağında herkesin her kaydı görmesi istenmez. Bir ofisin müşteri bilgisini başka bir ofis görmeyebilir; ama genel müdürlük ağ düzeyinde özet görmek isteyebilir. Bu dengenin nasıl kurulduğunu sorun.
Marka, ofislerin aynı biçimde çalışmasını ister: aynı portföy giriş alanları, aynı belge listesi, aynı sunum düzeni. Yazılımın bunu destekleyip desteklemediğine bakın.
Franchise bedeli ve ofislere yansıtılan hizmet bedelleri, çoğu ağda ayrı bir muhasebe düzeniyle izlenir. Yazılımın bu alana girmesi bir artıdır ama zorunlu değildir. Önemli olan, ağın bugün bunu nasıl yaptığını bilmek ve yeni yazılımın bunu nasıl kolaylaştıracağını ya da hiç karıştırmayacağını netleştirmektir.
Yazılım bu alanı kapsıyorsa kapsamı sorun: yalnız kayıt tutuyor mu, fatura düzenliyor mu, hangi hareketlerin dışarı aktarılabildiğini gösteriyor mu? Kapsamıyorsa mevcut düzeninizle nasıl bir veri alışverişi olacağını sorun.
Ağlar büyür ve değişir. Yazılımı seçerken yalnız bugünkü ofis sayısına değil, yeni ofisin nasıl ekleneceğine ve bir ofis ağdan ayrıldığında ne olacağına da bakın.
Verinin kime ait olduğu, hem ağ sözleşmesinin hem de yazılım sözleşmesinin konusudur. Bu soruyu bir avukatla birlikte netleştirin; yazılım sağlayıcısının cevabını yazılı alın.
Ağdaki ofisler birbirleriyle portföy ve talep paylaşır; zaman zaman ağın dışındaki danışman ve ofislerle de çalışır. Bu iki durumun yazılımda nasıl ayrıldığını sorun.
Birçok ağ, her ofisin kendi web sitesinin marka kimliğine uygun olmasını ister. Yazılımın web sitesi sunup sunmadığını, sunuyorsa marka sitesi ile ofis sitelerinin nasıl ilişkilendiğini ve ofis portföyünün kendi sitesinde kendiliğinden görünüp görünmediğini sorun. Sunmuyorsa ağın bugünkü sitelerinin yeni sisteme nasıl bağlanacağını da netleştirin.
Ağ ölçeğinde geçiş, tek ofise göre daha dikkatli planlanmalıdır. Ofislerin yazılım alışkanlıkları ve veri düzeni farklıdır; hepsini aynı anda değiştirmek zorunda değilsiniz.
Fiyatlandırma modelinin neye göre işlediğini yazılı isteyin: kullanıcı sayısına göre mi, ofis sayısına göre mi, genel müdürlük hizmeti ayrı mı? Ağ büyüdüğünde maliyetin nasıl değişeceğini kendi büyüme planınızla hesaplayın. Kurulum, eğitim ve dışa aktarım için ayrı bir bedel olup olmadığını da sorun.
Karşılaştırmayı yalnız aylık bedel üzerinden yapmayın; ağ düzeyinde toplam maliyet, ofislerin kaybettiği zaman ve geçiş emeğiyle birlikte değerlendirilmelidir.
Her ağın ihtiyacı farklıdır. Ağın genel müdürlük düzeyinde görünürlüğe, ortak standartlara ve ofisler arası yetki ayrımına ihtiyacı varsa yazılımın bu katmanı karşılaması gerekir. Önce bu ihtiyaçları yazın, sonra adayları bu listeye göre değerlendirin.
Kolay ofisi değil, ağı temsil eden bir ofisi seçin. Mümkünse farklı büyüklükte iki ofisle deneme yapın; gerçek kayıtlarla, gerçek raporlarla ve gerçek yetki durumlarıyla sınayın.
Hayır. Birçok ağ bu takibi ayrı muhasebe düzeniyle yürütür. Yazılımın bu alanı kapsaması bir kolaylık olabilir ama zorunlu bir ölçüt değildir; önemli olan ağınızın bugünkü düzenine nasıl bağlanacağını bilmektir.
Bu, hem ağ sözleşmesinin hem de yazılım sözleşmesinin hükümlerine bağlıdır ve hukuki bir sorudur. Bu rehber bunu yanıtlamaz; konuyu bir avukatla netleştirin ve yazılım sağlayıcısından verinin hangi biçimde teslim edileceğini yazılı alın.
Genel müdürlük ofisleri aynı ölçüyle göremez, raporlar elle toplanır ve marka standardını denetlemek zorlaşır. Geçişi bir pilot ofisle başlatıp aşamalı yürütmek, bu durumu ağı durdurmadan düzeltmenin bir yoludur.
Sonraki adım: Emlak ofisi yazılımı seçerken sorulacak 10 soru
ETBİS’e Kayıtlıdır. 