Şubeler farklı biçimde kayıt tutarsa şubeler arası rapor, devir ve paylaşım güvenilir olmaz. Ortak veri düzeni, hangi alanların bütün şubelerde aynı adla ve aynı biçimle doldurulduğunu, hangilerinin şubeye özgü kaldığını ve kayıtların şubeler arasında kimle paylaşıldığını yazılı hâle getirir. Önce ortak alan sözlüğünü, sonra sahiplik ve paylaşım kuralını belirleyin.
Son güncelleme:
Her şube kendi kayıt alışkanlığıyla çalıştığında şube içinde her şey yolundadır. Sorun, şubelerin kayıtları bir araya getirilmek istendiğinde çıkar: bir şube "satıldı" yazar, diğeri "kapandı"; biri müşteri kaynağını yazar, öbürü yazmaz. Toplam rapor çıkarılamaz ya da çıkarılırsa yanlış okunur.
Ortak veri düzeni bütün şubeleri aynı kalıba sokmak değildir. Şubenin kendi yöntemine bırakılan alanlar ile bütün şubelerde ortak olması gereken alanlar ayrı belirlenir.
Ortak alan, bir şubenin kaydının başka bir şube ya da merkez yönetimi tarafından okunduğunda anlam kaybetmemesi gereken alandır.
Burada kural şudur: şube dışına çıkan her rapor ve devirde kullanılan alan ortaktır; yalnız şube içinde işe yarayan alan şubeye bırakılır.
Ortak veri, herkesin her kaydı görmesi anlamına gelmez. Hangi kaydın hangi şubeye ait olduğu, hangi kaydın başka şubeye açıldığı ve devrin kim tarafından onaylandığı yazılı olmalıdır.
Müşteri kayıtlarında iletişim izni ve kişisel veri konuları için müşteri kayıtları ve iletişim izni rehberine bakabilirsiniz; hukuki yükümlülükler için uzmanına danışılmalıdır.
RE-OS'ta hesap altında birden fazla ofis tanımlanır; ofislere serbest metinle ad verildiği için şube, bölge ya da ekip yapısı bu adlarla yansıtılabilir. Bir kullanıcı birden fazla ofise bağlanabilir ve bağlı olduğu ofislerin portföy, müşteri ve taleplerini tek listede görür; ofis seçerek listeyi daraltır. Müşteri paylaşım kuralı ofis bazında belirlenir. Ayrıntılar için ofis ve kullanıcı yönetimi sayfasına bakın.
Ortak alanlar sağlamsa birleşik rapor üç adımda alınır: önce dönem ve şube kümesi seçilir, sonra aynı ölçüt her şubeye uygulanır, son olarak şube bazında fark nedenleriyle yorumlanır. Ölçüt şubeler arasında farklıysa rakamlar yan yana durur ama karşılaştırılamaz.
Sabit bir sayı yoktur. Şubeler arası rapor, devir ve paylaşımda kullanılan alanlar ortak olmalıdır; yalnız şube içinde işe yarayan alanlar şubeye bırakılabilir.
Kurulabilir. Çalışma yöntemini birleştirmek gerekmez; yalnız kaydın adı, durumu ve anlamı ortak olur. Şube kendi yöntemiyle çalışmaya devam eder.
Bu rehberde yalnız ofislerin tanımlanabildiği, kullanıcının birden fazla ofise bağlanabildiği ve bağlı ofislerin kayıtlarının tek listede görünebildiği anlatılır. Ayrıntılar ofis ve kullanıcı yönetimi sayfasındadır.
Bu, ofisin müşteri paylaşım kuralına ve kullanıcının hangi ofislere bağlı olduğuna bağlıdır. Kuralı ofis bazında yazılı belirleyin ve her şubeye duyurun.
Önce ortak alan sözlüğü ve yetki bilgisi yeni şubeye verilir, sonra kullanıcılar ve ofis sisteme eklenir. Kayıtlar başından aynı kurallarla tutulursa sonradan düzeltme gerekmez.
Sonraki adım: Ofis ve kullanıcı yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 