Alt ofis ve ekip yetkilerini planlarken önce kimin hangi kaydı görebileceğine, ekleyebileceğine, değiştirebileceğine, devredebileceğine ve onaylayabileceğine karar verin. Yetkiyi kişiye değil role bağlayın, ekip içi görünürlüğü ofis ayarıyla belirleyin ve ayrılan kullanıcının erişimini kapatma adımını yazılı hâle getirin.
Son güncelleme:
Tek ofisli bir yapıda yetki çoğu zaman örtük çalışır: herkes herkesi tanır ve sorun çıkarsa konuşulur. Ofis ekiplere ya da alt ofislere bölündüğünde bu örtük düzen çözülür. Bir ekibin müşteri listesini başka bir ekip görmeli mi, kimin eklediği portföyü kim değiştirebilir, yeni gelen danışman hangi kayıtlara baştan erişir gibi sorular ortaya çıkar ve cevapsız kalırsa kayıtlar ya aşırı açılır ya da gereksiz kilitlenir.
Yetki planı bu soruların cevabını önceden ve yazılı olarak verir. Yapının nasıl kurulacağını anlatan yazıya alt ofis ve takım yapısı rehberinden ulaşabilirsiniz; bu yazı kurulan yapıda yetkinin nasıl tasarlanacağına odaklanır.
Yetki tek bir kavram değildir; kayıt üzerinde yapılabilecek her eylem için ayrı bir karardır. Aynı kişi bir kaydı görebilir ama değiştiremez, değiştirebilir ama silemez.
Kayıt türlerini satırlara, rolleri sütunlara koyan basit bir tablo, yetki planını görünür kılar. Tablonun her hücresi bir eylem listesi olur. Tabloyu ofis sahibi, ekip sorumluları ve bir iki danışmanla birlikte doldurun; doldururken ortaya çıkan her tartışma, ileride çıkacak bir anlaşmazlığı önceden çözmüş olur.
Görünürlüğü üç katman olarak düşünmek işi kolaylaştırır. Birinci katman kişidir: danışman kendi kayıtlarını görür. İkinci katman ekip ya da alt ofistir: aynı ekipte çalışanlar ekibin kayıtlarını görür. Üçüncü katman ofisin tümüdür: yönetim bütün ekiplerin kayıtlarını görür. Katmanları ne kadar açacağınız, ekibin çalışma biçimine bağlıdır.
RE-OS'ta yetki iki yoldan verilir: kullanıcının rolü ve kullanıcının bağlı olduğu ofisler. Ekibe özel ayrı bir yetki seti bulunmaz; ekip, ofis kaydıyla temsil edilir. Rol ve ofis ataması ile çalışırsınız.
Müşteri kayıtlarının kimlere açık olacağı ofis bazında ayrıca ayarlanır: yalnız kaydı giren, yalnız broker, broker ile asistan, broker ile müdür, bu üçünün birlikte ya da hepsi. Yeni bir ofiste varsayılan seçenek broker, asistan ve müdürün birlikte görmesidir. Bu ayarı yetki tablonuzla karşılaştırın.
Kullanıcı birden çok ofise atanabilir. Böyle bir kullanıcı, bağlı olduğu ofislerin kayıtlarını tek listede görür ve ofis seçerek tek bir ekibe daralır. Yetkiyi tasarlarken bu durumu ayrıca düşünün: kullanıcı iki ekibin kaydını gördüğünde, her iki ekibin kuralına da uymak zorundadır. Ekip kurallarının birbiriyle çelişmemesi için ortak bir yetki sözlüğü kullanmak yararlıdır.
Bu adımları ofis kuralı olarak yazın; ayrılma günü aceleyle verilen kararlar çoğu zaman eksik kalır.
Pratikte çoğu zaman aynıdır. Ekip, insanların çalışma biçimidir; alt ofis, o biçimin kayıtta karşılığıdır. Yetki planı ikisi için de rol ve görünürlük kararlarına dayanır.
Görünürlük kullanıcının bağlı olduğu ofislere göre belirlenir. Danışmanı iki ofise atarsanız iki ekibin kaydını görür. Müşteri kayıtlarında ofis bazında paylaşım ayarı ek bir daraltma yapar.
Kullanıcı ekleme broker ve müdür tarafından yapılır; onay broker ile hesabın yöneticisindedir. Ofis ekleme ise hesabın yöneticisinin işidir.
Evet. RE-OS'ta süreli (geçici) rol tanımlanabilir. Başlangıç ve bitiş gününü yetki tablosuna da yazmak, süre dolduğunda unutulmayı önler.
Hayır. Ekibe özel ayrı bir rol seti yoktur; yetki, rol ve ofis ataması ile verilir. Ekip için ofis kaydı açılır ve ekip o kayıt üzerinden yönetilir.
Sonraki adım: Ofis ve kullanıcı yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 