Haftalık ekip toplantısı, ofisin geçen haftayı kapatıp yeni haftanın işlerini paylaştığı kısa ve sabit gündemli bir buluşmadır. Her toplantıya aynı kayıtlardan hazırlanın, gündemi üç başlıkta tutun, her karar için bir sahip ve bir gün belirleyin ve sonraki toplantıda önce o kararların durumuna bakın.
Son güncelleme:
Emlak ofisinde herkes kendi müşterisi ve portföyüyle ilgilenir; danışmanlar çalışma günü boyunca birbirini çoğu zaman görmez. Haftalık toplantı, dağınık işlerin aynı masada görüldüğü tek yerdir: hangi iş bitti, hangisi takıldı, bu hafta kim neye odaklanacak.
İyi bir toplantı bilgi paylaşımından fazlasını yapar. Takılan işi görünür kılar, aynı konuda iki kişinin ayrı ayrı uğraşmasını önler ve ofis kararlarının yazılı kalmasını sağlar. Kötü bir toplantı ise herkesin sırayla anlattığı ama kimsenin bir iş üstlenmediği uzun bir sohbete dönüşür.
Toplantının kalitesi büyük ölçüde toplantıdan önce belli olur. Hazırlık, yöneticinin ya da toplantıyı yürüten kişinin kısa bir ön kontrolünden oluşur; ekibin toplantıda kayıt aramasına gerek kalmaması için bilgi önceden bir araya getirilir.
Bu bilgiler her hafta aynı kayıtlardan çıkarsa toplantı hafızaya değil kayda dayanır. Günlük işlerin nasıl kaydedileceği için ofis içi görev ve randevu takibi rehberine bakabilirsiniz.
Gündem her hafta aynı sırayla ilerlerse ekip toplantıya alışır ve konu dışına çıkmak zorlaşır. Aşağıdaki üç başlık çoğu ofis için yeterli bir iskelet oluşturur.
Gündemin dışında kalan konular, toplantı sonunda ayrı bir listeye yazılır ve ilgili kişilerle ayrıca görüşülür. Böylece toplantı ayrıntıya boğulmaz.
Toplantıyı kısa tutmanın en kolay yolu, kimin ne anlatacağını önceden bilmektir. Her danışmandan yalnızca kendi açık işleri hakkında kısa bir durum bilgisi istenir; ayrıntı gerektiren konu toplantıdan sonra ilgili kişilerle konuşulur.
Toplantıdan çıkan kararlar yazılı bir kayda dönüşmezse bir sonraki hafta yeniden tartışılır. Toplantıdan sonra yapılacak işler kısadır ama her hafta aynı biçimde tekrarlanmalıdır.
Toplantıda bir işin kimde olduğu netleşmiyorsa ofis içi iş bölümü rehberi kayıtların sahipliğini düzenlemek için kullanılabilir.
RE-OS'ta toplantıyı takvimde toplantı kaydı olarak oluşturabilir ve toplantı türünü telefon, yüz yüze, uzaktan bağlantı ya da diğer seçeneklerinden belirleyebilirsiniz. Randevu ve toplantılara RE-OS kullanıcısı ya da e-posta adresi yazarak katılımcı eklenir. Bir kaydı bir ya da birden fazla müşteriye ve portföye bağlayabilirsiniz. Toplantıdan çıkan işleri görev olarak kaydedip bekliyor, devam ediyor, ertelendi, tamamlandı ya da iptal edildi durumlarıyla izleyebilirsiniz. Ayrıntılar için görev, takvim ve aktivite sayfasına bakabilirsiniz.
Bu ofisin ritmine bağlıdır. Hafta başı toplantı haftanın işlerini planlamaya, hafta sonu toplantı haftayı kapatıp değerlendirmeye uygundur. Asıl önemli olan günün ve saatin her hafta aynı kalmasıdır.
Ofisin satış ve kiralama işlerini yürüten danışmanlar ile ofis yöneticisi katılır. Destek işlerini yürüten çalışanlar yalnızca ilgili konu gündemdeyse çağrılır; her konunun herkesi ilgilendirmesi gerekmez.
Hayır. Toplantıda yalnızca karar, yardım ya da koordinasyon gerektiren işler konuşulur. Rutin ilerleyen işlerin durumu kayıtlardan zaten izlenir; ayrıntı gerekiyorsa toplantıdan sonra ilgili kişilerle konuşulur.
Notlar kısa olmalı ve yalnızca üç şeyi içermelidir: alınan kararlar, her karar için sahip ve gün, açık kalan sorular. Konuşmanın tamamını yazıya dökmek notun okunmasını ve kararların bulunmasını zorlaştırır.
Evet. RE-OS'ta toplantı, takvimde toplantı kaydı olarak girilebilir; toplantı türü seçilir, katılımcı eklenir ve kayıt müşteri ya da portföye bağlanabilir. Toplantıdan çıkan işler görev olarak kaydedilir.
Sonraki adım: Görev, takvim ve aktivite
ETBİS’e Kayıtlıdır. 