Emlak ofisinde aylık hedef sistemi üç parçadan oluşur: ay başında yazılı hedef, ay boyunca her hafta aynı kayıtlardan yapılan kısa bir takip ve ay sonunda hedefle gerçekleşenin karşılaştırıldığı toplantı. Hedefi yalnız sonuca değil, sonucu doğuran faaliyetlere de bağlayın; danışman ve ofis hedefini ayrı yazın ve ölçütü ay boyunca değiştirmeyin.
Son güncelleme:
Hedefi olmayan ofis, ayın nasıl geçtiğini ancak ay bittikten sonra anlar. Satış ve kiralama işi uzun sürdüğü için bugünkü çabanın karşılığı çoğu zaman haftalar sonra görünür; bu gecikme, ay ortasında ofisin yolunu düzeltmesini zorlaştırır.
Aylık hedef sistemi bu gecikmeyi kısaltır. Sonuç gelmeden önce hangi işlerin yapıldığını görünür kılar, danışmana ne beklendiğini açıkça söyler ve ay sonunda konuşulacak şeyi baştan belirler. Sistemin değeri hedefin büyüklüğünde değil, her ay aynı biçimde kurulup izlenmesindedir.
Tek bir sonuç sayısına bakmak yanıltıcıdır; çünkü bir ay hiç kapanış olmasa bile doğru işler yapılmış olabilir. Hedefi iki katmanda yazın: sonucu ölçen hedefler ve sonuca götüren faaliyetleri ölçen hedefler.
Faaliyet hedefi, sonuç hedefinin erken uyarısıdır. Görüşme ve gösterme hedefi tutuyor ama kapanış gelmiyorsa sorun fiyat, sunum ya da müşteri eşleşmesindedir; görüşme hedefi tutmuyorsa sorun çalışma düzenindedir.
Hedefi masa başında ofis sahibi tek başına koymaz. Danışmanla birlikte konuşulmuş hedef, dayatılmış hedefe göre çok daha sık tutar. Şu sırayı izleyin:
Tablo ne kadar sade olursa o kadar izlenir. Her danışman için bir satır, her hedef için bir sütun yeterlidir:
Haftalık takip uzun bir toplantı değildir; kayıtlardan çıkan birkaç sorunun cevaplandığı kısa bir kontroldür. Her hafta haftanın belirli bir gününde ve aynı kayıtlarla yapılırsa karşılaştırılabilir hale gelir.
Ay sonu toplantısı suçlama değil, öğrenme toplantısıdır. Rakamlar önceden hazır olmalı; toplantıda yalnız yorumlanmalıdır. Şu soruları sırayla sorun:
Aylık raporun nasıl alınacağı için aylık raporlama rehberine bakabilirsiniz; bu yazı raporun kendisinden çok, rapora bağlanan hedef düzenine odaklanır.
Üç aydır tablo doldurulmuyorsa sistem fazla ağırdır. Hedef sayısını azaltın, haftalık takibi kısaltın, yalnız ofisin gerçekten karar verdiği ölçütleri tutun. Küçük ve düzenli bir sistem, büyük ve terk edilmiş bir sistemden daha çok iş görür.
Günlük işin hedefe nasıl bağlanacağı için günlük iş planı rehberine göz atın.
Hedefi ofis sahibi ya da yöneticisi danışmanla birlikte belirler. Danışmanın geçmiş temposu, elindeki yetkili portföy stoku ve ayın özel durumları birlikte konuşulur; böylece hedef dayatılmış değil, kabul edilmiş olur.
Hayır. Kapanış, geç görünen bir sonuçtur. Görüşme, gösterme, yeni müşteri kaydı ve portföy güncelleme gibi faaliyet hedefleri de yazılmalı; çünkü ay içinde müdahale imkanı verenler bunlardır.
Kısa olmalı. Faaliyet sayılarının hedefle karşılaştırılması, geride kalanın nedeninin sorulması ve gelecek hafta için bir ya da iki somut işin seçilmesi yeterlidir.
Önce nedene bakılır: zaman, portföy stoku, müşteri eşleşmesi ya da çalışma düzeni. Fark, kişiyi değil süreci düzeltmek için okunur.
Hayır. Düzen bir tablo ve düzenli kayıtla da yürür. Kayıtlar tek yerde ve güncel tutuluyorsa aylık takip kolaylaşır; ölçülecek şeylerin hangi kayıttan geleceğini baştan yazmak yeterlidir.
Sonraki adım: Performans raporları
ETBİS’e Kayıtlıdır. 