Müşteri takip listesi, her müşterinin tek satırda göründüğü, durumu ve sonraki adım günü olan bir çalışma listesidir. Önce hangi sütunların gerekli olduğuna, sonra durum adlarına karar verin; listeyi sonraki adım gününe göre sıralayın ve haftada bir elden geçirin. Liste büyüdüğünde müşteri kartı ve talep kaydı olan bir yazılıma taşımak gerekir.
Son güncelleme:
Bir danışmanın kafasındaki müşteri sayısı ile ofisin gerçekte ilgilenmesi gereken müşteri sayısı çoğu zaman aynı değildir. Takip listesi bu farkı kapatır: kimin beklediğini, kimin aranması gerektiğini ve kimin kaydının eskidiğini tek bakışta gösterir. Liste kişiye değil ofise aittir; danışman izne çıktığında ya da işten ayrıldığında iş kesilmez.
Liste ile müşteri kartı aynı şey değildir. Liste, birçok müşteriyi karşılaştırmalı görmek içindir; kart, tek bir müşterinin ayrıntısını tutar. İyi bir düzende listede yalnız karar vermeye yetecek kadar bilgi bulunur, ayrıntı karta bırakılır.
Sütun eklemek kolaydır, doldurulmayan sütunu kaldırmak zordur. Başlangıçta yalnız her satırda gerçekten dolu olacak alanları koyun.
Aranan taşınmazın ölçütlerini (bölge, bütçe aralığı, oda sayısı) bu listeye yığmayın. Ölçütler ayrı bir talep kaydına aittir; listede yalnız talebin var olup olmadığı görünür.
Durum alanı serbest bırakılırsa herkes başka bir sözcük yazar ve liste süzülemez. Durumları ofis olarak bir kez belirleyin ve her birinin ne anlama geldiğini tek cümleyle yazın. Kısa bir aşama listesi çoğu ofis için yeterlidir.
Kapandı durumundaki kayıt silinmez; arşive alınır. Aynı müşteri bir yıl sonra yeni bir ihtiyaçla geri döndüğünde eski geçmiş işe yarar.
Takip listesinin işe yaraması için varsayılan sıralama kayıt günü değil, sonraki adım günü olmalıdır. Günü geçmiş satırlar üstte durur ve sabah ilk iş onlara bakılır. Üç süzgeç çoğu zaman yeterlidir: sorumlu danışmana göre, duruma göre ve sonraki adım günü geçmiş olanlar.
Günü boş olan satır, listenin riskli satırıdır; çünkü kimse onu bir gün olarak görmez. Her satırın bir günü olması kuralı, listeyi canlı tutan kuraldır.
Takip listesi bir tablo dosyasında başlayabilir. Kayıt sayısı arttığında dosya yerine ürünün müşteri listesini kullanmak kopyalama ve güncel olmayan satır sorununu azaltır. Aşağıdaki sıra, ürünün mevcut sürümündeki müşteri ekranına göredir; menü adları sürüme göre küçük farklar gösterebilir.
Müşteri kayıtlarının ofis içinde nasıl yönetileceğini ayrıntılı anlatan yazı için müşteri takibi rehberine bakın. Aranan taşınmazla portföyü buluşturan akış ise talep ve portföy eşleştirme sayfasında anlatılır.
Bakım yarım saati geçmemelidir. Liste bu sürede toparlanamıyorsa sütunlar ya da durumlar fazla karmaşıktır.
Müşteri listesi ad, telefon ve ihtiyaç bilgisi içerir. Listeyi herkese açık bir ortak dosyada ya da kişisel bir mesaj uygulamasında tutmak, kaydın nereye gittiğini bilmemek demektir. Listeye kimlerin erişeceğini yazılı olarak belirleyin ve ayrılan kullanıcının erişimini ayrılışla birlikte kapatın. Hukuki yükümlülükler için hukuk danışmanınızın görüşünü alın; bu yazı hukuki görüş değildir.
Az sayıda müşteri ve tek kullanıcı için yeterli olabilir. Birden çok danışman aynı listeyi kullandığında, kayıtlar güncel kalmadığında ya da talep ile portföy eşleştirmesi gerektiğinde dosya yetersiz kalır.
Ölçütleri listeye yığmayın. Aranan taşınmaz ayrı bir talep kaydında tutulur; listede yalnız talebin var olup olmadığı ve durumu görünür.
Takip listesini canlı tutan şey budur. Günü olmayan müşteri kimsenin gündemine girmez; günü geçmiş müşteri ise sabah ilk bakılacak satırdır.
Müşteri ekranında tablo dosyasından içe aktarma ve listeyi dosya olarak dışa aktarma bulunur. Aktarımdan önce sütun adlarını ve yinelenen satırları temizlemeniz önerilir.
Kartı kimlerin göreceği ofis ayarıyla belirlenir; bunun üzerine karta ayrıca yetkili kullanıcı eklenebilir. Ofis yapısının nasıl kurulacağı alt ofis ve takım rehberinde anlatılır.
Sonraki adım: Talep ve portföy eşleştirme
ETBİS’e Kayıtlıdır. 