Talepleri önceliklendirmek, hangi müşteriyle önce ilgileneceğinizi tahmine değil yazılı ölçütlere göre seçmektir. Netlik, karar süresi, bütçenin belirliliği, karar vericinin kim olduğu ve elinizde uygun portföy bulunup bulunmadığı beş temel ölçüttür. Alıcı ve kiracı talepleri aynı listede tutulabilir ama aynı hızla işlenmez; her talep için bir sonraki adım ve gün yazılmalıdır.
Son güncelleme:
Ofise gelen her talep o gün aynı ilgiyle işlenemez. Sıra konmazsa en yüksek sesle arayan ya da en son konuşulan müşteri öne geçer; kararı netleşmiş ama sessiz müşteri beklemeye bırakılır. Önceliklendirme, müşteriye göre değil işin durumuna göre sıralama yapmaktır.
Sıralama bir değer yargısı değildir. Düşük öncelikli talep önemsiz değildir; yalnızca bu hafta bir sonraki adımın daha az somut olduğunu gösterir. Öncelik her hafta yeniden bakılan bir durumdur, kalıcı bir etiket değildir.
Aşağıdaki ölçütler birlikte değerlendirilir; tek başına bir ölçüt kararı vermez:
Her ölçüt için basit bir güçlü, orta, zayıf işaretlemesi yeterlidir. Puan hesabı kurmak çoğu ofis için gereksiz karmaşıklıktır.
Kiracı talebi çoğunlukla güne bağlıdır ve hızla sonuçlanır; müşteri bir hafta içinde başka ofisle de anlaşabilir. Alıcı talebi ise finansman, değerlendirme ve aile kararı gibi aşamalar içerdiği için daha uzun sürer ve takip düzeni gerektirir.
İki grubu aynı listede tutabilirsiniz; ancak takip sıklığı ve sonraki adım türü farklı olmalıdır. Kiracı talebi için eşleştirme düzenini kiracı ve ev sahibi eşleştirme rehberinde bulabilirsiniz.
Bu sıralama, haftalık ofis toplantısında on beş dakikada yapılabilecek kadar basit olmalıdır. Daha karmaşık bir sistem uygulanmaz hâle gelir.
RE-OS'ta müşteri talebi ayrı bir kayıt olarak girilir, listelenir ve durumu değiştirilebilir. Talep kaydedildiğinde ya da portföy aktif duruma alındığında sistem uygun karşılığı arar ve eşleşmeleri kendi kayıtlarınızda, ofisinizde, marka ağınızda ve iş ortaklarınızın havuzunda listeler. Eşleşme bildirimi öncelik belirlemenizde bir sinyaldir; sıralamayı ofisin ölçütleri verir. Ayrıntılar için talep portföy eşleştirme sayfasına bakın.
Öncelik belirlendikten sonra her talep için üç bilgi yazılmalıdır: son görüşme, bir sonraki adım ve adımın günü. Bu üçü olmayan talep, öncelik etiketi taşısa bile takip edilmiyor demektir.
Müşteri takibinin genel düzeni için müşteri takibi rehberine bakabilirsiniz.
Çoğu ofis için gerekmez. Güçlü, orta, zayıf işaretlemesi ve haftalık gözden geçirme çoğu durumda yeterlidir. Puan sistemi kurulursa ölçütlerin neyi ölçtüğü baştan yazılmalıdır.
İki talep ayrı kayıt olarak tutulur; her birinin kendi önceliği ve sonraki adımı olur. Müşteri aynıdır ama kararın süresi ve koşulu farklıdır.
Müşteri talebin sonlandığını söylediğinde ya da ofisin önceden belirlediği bir koşul gerçekleştiğinde kapatılır. Kapatma nedeni yazılmalıdır; böylece aynı müşteri tekrar geldiğinde geçmiş bilinir.
Ofisin kendi talepleriyle aynı ölçütler kullanılır. Karşı tarafın müşteri bilgisi görünmediği için eşleşmeyi yöneten danışmanla iletişim kurmak gerekir; ayrıntı için ortak çalışma kurallarına bakın.
Öncelik, ofisin kendi ölçütleriyle verilen bir karardır. RE-OS talep kaydı, durum ve eşleşme bilgisini tutar; sıralamayı ofis yapar ve haftalık gözden geçirmede günceller.
Sonraki adım: Talep portföy eşleştirme
ETBİS’e Kayıtlıdır. 