Eski tablodan CRM'e geçiş, dosyayı olduğu gibi yüklemek değil, önce neyin taşınacağına karar verip veriyi temizlemek, sütunları yeni sistemin alanlarıyla eşleştirmek, küçük bir denemeyle sonucu görmek ve ancak sonra tamamını aktarmaktır. Aktarımdan sonra kayıt sayısını ve rastgele seçilen örnekleri eski tabloyla karşılaştırın; eski tabloyu kapatmadan salt okunur bırakın.
Son güncelleme:
Emlak ofislerinin çoğu işe bir tabloyla başlar: portföy listesi, müşteri listesi, bir de not defteri gibi kullanılan bir sayfa. Yeni bir CRM'e geçerken en çok zaman alan kısım yazılımı öğrenmek değil, bu birikmiş verinin yeni düzene temiz biçimde oturmasıdır.
Tablo her şeyi kabul eder; CRM ise alan alan düşünür. Bir hücreye üç telefon numarası yazılabilir, ama sistemde her numaranın yeri vardır. Bu fark, geçişi bir kopyala yapıştır işi olmaktan çıkarır ve küçük bir projeye dönüştürür.
İlk adım yazılıma bakmak değil, ofiste hangi dosyaların bulunduğunu çıkarmaktır. Kısa bir envanter hazırlayın:
Danışmanların kişisel dosyaları genellikle en son ortaya çıkar. Geçiş gününden önce herkesten elindeki listeyi ofis düzenine teslim etmesini isteyin.
Her eski kaydı taşımak zorunda değilsiniz. Taşınan her kayıt temizlenmesi, kontrol edilmesi ve sonra yeni sistemde bakımı gereken bir kayıttır. Önce bir kapsam kararı verin:
Temizlik, aktarımdan önce eski tabloda yapılır; sistem içinde düzeltmek hem daha yavaştır hem de hatayı yaymak daha kolaydır. Tabloda sık görülen sorunlar şunlardır:
Temizlenmiş dosyanın bir kopyasını ayrı kaydedin. Orijinal dosyaya dokunmadan çalışmak, hata olduğunda geri dönmenin tek güvenli yoludur.
Eşleştirme tablosu, geçişin en önemli belgesidir. Basit bir tablo yeter: bir sütunda eski dosyadaki başlık, yanında yeni sistemdeki alan, üçüncü sütunda dönüştürme notu.
Eşleştirme sırasında eski tabloda hiç kullanılmayan alanların boş kalacağını, yeni sistemde ise zorunlu olan alanların tabloda bulunmayabileceğini görürsünüz. Bu eksikleri aktarımdan önce, ofiste kimin tamamlayacağıyla birlikte listeleyin.
Tüm dosyayı tek seferde aktarmak yerine, birkaç satırlık küçük bir örnekle başlayın. Örneğe kolay satırların yanında bilerek zor olanları da koyun: Türkçe karakter içeren ad, uzun not, boş alan, aynı telefonu paylaşan iki kayıt.
Deneme kayıtlarını sildikten sonra gerçek aktarıma geçin; deneme verisi canlı kayıtların arasında kalmasın.
Gerçek aktarım için bir gün ve bir sorumlu belirleyin. Aktarım sırasında eski tabloda değişiklik yapılırsa taşınan veri hemen eskir; bu yüzden aktarım gününde tabloya yeni kayıt yazılmaz.
Aktarım hatasız göründüğünde bile doğrulama atlanmaz. Sayı, örnek ve ilişki kontrolü yeterlidir.
Veri taşındıktan sonra iş bitmez; ofis iki sistemde birden çalışmaya başlarsa veri tekrar dağılır. Geçiş için kısa ve net kurallar koyun:
RE-OS'ta portföy ve müşteri kayıtları tablo dosyasından içe aktarılabilir; Excel ile toplu portföy aktarımı, ofis geçişinde mevcut verinin taşınmasını sağlar. Eski listeniz hazırsa bu rehberdeki temizlik ve eşleştirme adımları dosyayı aktarıma hazırlamak için de işe yarar.
Dosyanın hangi düzende hazırlanacağı ve aktarma adımları için kayıt sonrasında satış ekibiyle görüşebilirsiniz. Bir CRM'den diğerine doğrudan geçiş hizmeti bu rehberde anlatılmaz. Ayrıntılı bilgi için portföy yönetimi sayfasına bakın.
Kişisel veri içeren dosyaların saklanması ve işlenmesiyle ilgili hukuki sorular için hukuk danışmanınıza başvurun; bu rehber hukuki görüş değildir.
Süre, kayıt sayısına ve verinin temizliğine bağlıdır; rehberde sabit bir süre verilmez. Zamanın büyük kısmı çoğunlukla aktarımın kendisine değil temizlik ve eşleştirmeye gider. Küçük bir deneme, gerçek süreyi ofisiniz için ölçmenin en güvenli yoludur.
Hayır. Aktif portföy ve müşteriler taşınır; kapanmış ve uzun süredir hareketsiz kayıtlar için ofis kendi ayıklama kuralını koyar. Taşınmayan kayıtlar eski tabloda arşiv olarak durabilir.
Önerilmez. Aktarım penceresinde tabloya yazılan kayıt taşınan veride görünmez. Pencere boyunca yeni kayıtları not edin, aktarım bitince elle girin.
Evet. RE-OS'ta portföy ve müşteriler tablo dosyasından içe aktarılabilir; mevcut verinin taşınması Excel ile toplu yapılır. Dosya düzeni ve aktarma adımları için kayıt sonrasında satış ekibiyle görüşebilirsiniz.
Doğrulama bitene kadar silmeyin; salt okunur bırakıp üzerine geçiş gününü yazın. Birkaç hafta içinde gerekli bir bilginin taşınmadığı ortaya çıkmazsa tabloyu arşive alabilirsiniz.
Sonraki adım: Portföy yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 