Emlak ofisi için CRM seçerken on iki alana bakın: portföy kaydı, müşteri ve talep yönetimi, eşleştirme, rol ve yetki, çok ofis yapısı, ofisler arası iş birliği, ilan yayını, raporlama, müşteriye sunum, web sitesi, veri aktarımı ve fiyat modeli. Her kriteri ofisinizin günlük işiyle, gerçek kayıtlarınızla deneyerek değerlendirin.
Son güncelleme:
Bu rehber ürün bağımsız bir kontrol listesidir. Kriterleri herhangi bir yazılıma uygulayabilirsiniz. RE-OS yayıncısı olarak yalnızca ürünümüzün bir kriteri nasıl karşıladığını gösteren kutuları ekledik; kutular başka ürünler hakkında bilgi içermez ve bir sıralama ya da tavsiye anlamına gelmez.
CRM seçimi çoğu zaman bir özellik listesi karşılaştırmasına dönüşür ve ofis, kullanmayacağı özellikler için ya da ihtiyaç duyduğu bir özelliğin eksikliği yüzünden zorlanır. Daha sağlam yol, önce ofisin bugün nasıl çalıştığını yazmak, sonra bu çalışma biçimine uyan yazılımı aramaktır. Bir emlak ofisinin işi dört kayıt etrafında döner: portföyler, müşteriler, müşteri talepleri ve bunları bağlayan görüşmeler ile işlemler. İyi bir CRM bu dört kaydı tek yerde tutar, aralarındaki bağı korur ve ofisin büyümesine göre yetki ve raporlama katmanları ekler.
Aşağıdaki sorulara bir sayfa içinde cevap verin. Kaç kişi çalışıyor ve önümüzdeki dönemde kaç kişi olması bekleniyor? Ofis tek mekanda mı, birden çok ofis ya da ekip olarak mı çalışıyor? İlanlar hangi kanallarda yayımlanıyor? Başka ofislerle portföy veya talep paylaşımı yapılıyor mu? Verileriniz şu an hangi biçimde, örneğin Excel dosyalarında, nerede duruyor?
Bu cevaplar aşağıdaki kriterlerin hangisine daha fazla ağırlık vereceğinizi belirler. Tek kişilik bir danışman için çok ofis yapısı önemsizken, büyüyen bir ofis için yetki ve raporlama belirleyici olabilir.
Portföy, ofisin envanteridir. Bakılacak noktalar: kaydın kolay girilmesi, fotoğraf ve belge eklenebilmesi, durum değişikliklerinin izlenmesi, güncel olmayan kayıtların uyarılması, toplu işlem yapılabilmesi. Satıcı ya da ev sahibiyle ilgili notların, tekliflerin ve görüşmelerin portföy kaydına bağlanıp bağlanmadığını sorun. Sorulacak soru: bir portföyün tüm geçmişini tek ekranda görebiliyor muyum?
Müşteri kaydı kişi bilgisinden fazlasını taşımalıdır: ilgilendiği portföyler, görüşme geçmişi, belgeler ve talebi. Talep, yani müşterinin aradığı konut ya da işyerinin kriterleri, ayrı bir kayıt olarak tutulmalı ve süresi izlenebilmelidir. Sorulacak soru: müşterinin ne aradığını sonradan arayıp sormadan sistemden okuyabilir miyim?
Eşleştirme, CRM'in ofise en somut katkısıdır: yeni bir talep geldiğinde uygun portföyleri, yeni bir portföy girildiğinde uygun talepleri bulmak. Bakılacak noktalar: eşleştirmenin iki yönlü olup olmadığı, kimin haberdar edildiği, hangi kanaldan bildirim gittiği, eşleştirmenin hangi kriterlerle çalıştığı ve bu kriterlerin görülebilir olup olmadığı.
Ofis büyüdükçe herkesin her kaydı görmesi ve değiştirmesi risk olur. Bakılacak noktalar: rol ayrımı (sahip, müdür, danışman, asistan), kullanıcıya ofis ya da kayıt bazında kapsam verilebilmesi, geçici yetki, ayrılan kullanıcının kayıtlarının devredilebilmesi.
Birden çok ofisi ya da ekibi olan yapı için sorulacak şey, bunların tek hesapta nasıl temsil edildiğidir. Bakılacak noktalar: ofis sayısı ve kullanıcı sayısı için kurallar, ofis başına ayrı görünüm, toplu görünüm ve bir kullanıcının birden çok ekipte çalışabilmesi.
Portföy ve talebi başka ofislerle paylaşmak istiyorsanız bu kriter öne çıkar. Bakılacak noktalar: paylaşımın varsayılan olarak açık mı kapalı mı olduğu, kimin neyi görebildiği, belirli kişileri engelleme imkânı, ortak çalışma teklifinin sistem içinde yürümesi. Kavramın kendisi için MLS nedir sayfasına, işleyiş için ortak havuz rehberine bakabilirsiniz.
İlanın bir kez girilip birden çok kanala gitmesi zaman kazandırır. Bakılacak noktalar: hangi ilan portallarına aktarım yapıldığı, aktarımın durumunun izlenebilmesi, hatalı ilanın görülebilmesi, entegrasyon için ek ücret olup olmadığı.
Rapor, yönetimin ofisi gerçek verilerle okumasını sağlar. Bakılacak noktalar: portföy, müşteri ve işlem raporları, danışman bazında görünüm, hedef ile gerçekleşenin karşılaştırılması, Excel çıktısı. Komisyon ya da prim hesaplamasının ürünün kapsamında olup olmadığını açıkça sorun.
Müşteriye giden her şey ofisin imajıdır. Bakılacak noktalar: portföy sunumunun hazır tasarımlarla üretilebilmesi, müşteriye özel bağlantı, e-posta gönderimi, müşterinin geri bildirim bırakabilmesi, sunumun hangi dillerde hazırlanabildiği.
Ofisin web sitesini CRM'in sağlaması ya da ayrı bir çözümle yönetilmesi bir tercihtir. Sağlıyorsa şunlara bakın: alan adının kime ait olduğu, kendi alan adınızı bağlayıp bağlayamadığınız, arama motoru ayarlarının düzenlenebilmesi, sitedeki portföylerin CRM kaydıyla senkron kalması.
Yazılım değiştirirken ve bırakırken veri kritik konudur. Bakılacak noktalar: mevcut Excel verisinin içeri aktarılabilmesi, kendi verinizin dışarı alınabilmesi, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun işleme koşullarının sözleşmede yazılı olması, hesap kapatıldığında verinin akıbeti. Bu kriterde yazılı sözleşme ve politika belgesi, ekran görüntüsünden daha değerlidir.
Fiyat modelini birim üzerinden değil toplam maliyet üzerinden okuyun: kullanıcı başına mı, ofis başına mı ücret var, ek kullanıcı ya da ek ofis ayrıca ücretli mi, hangi özellikler pakete dahil. Arayüz dili ve ekibin kullanacağı dil de bu kriterin parçasıdır. Destek kanalını ve kime ulaşacağınızı yazılı isteyin.
Her aday için aynı tabloyu doldurun: kriter, sizin için önemi, test sorusu, sonuç ve kanıt notu. Kanıt notu sütununa yalnızca denediğiniz ya da yazılı aldığınız bilgiyi girin; duyduğunuz bilgiyi ayrı işaretleyin. Böylece tanıtım dili ile kullanım gerçeği ayrışır ve karar, sunum kalitesine göre değil kriterlere göre verilir.
Tek bir kriter yoktur; ofisin yapısına göre değişir. Tek kişilik danışman için portföy kaydı, talep eşleştirme ve fiyat modeli öne çıkar. Birden çok ofisi olan yapı için rol, yetki, çok ofis ve raporlama belirleyici olur. Önce ihtiyaçlarınızı yazın, sonra kriterlere ağırlık verin.
Kendi birkaç portföyünüzü, müşterinizi ve bir talebinizi girin; eşleştirme, rapor ve sunum gibi özellikleri bu veriyle çalıştırın. Ofisin en çok kullanacak çalışanlarını sürece katın ve verinizi dışarı alıp alamadığınızı denemeyi unutmayın.
Bu, ürüne göre değişir ve seçim sırasında sorulmalıdır. İçe aktarmanın hangi kayıt türleri için (portföy, müşteri) olduğunu, hangi biçimde yapıldığını ve hatalı satırların nasıl gösterildiğini sorun. RE-OS'ta portföy ve müşteri verisi Excel ile içe aktarılır.
Birim fiyatı değil toplam maliyeti karşılaştırın: kullanıcı sayınız, ek kullanıcı ve ek ofis koşulları, pakete dahil olan özellikler ve sözleşme süresi. RE-OS'a ait fiyatlar yalnızca fiyatlar sayfasında yer alır; bu rehberde rakam verilmemiştir.
Ofislerin tek hesapta nasıl temsil edildiğine, kullanıcının birden çok ofiste çalışıp çalışamadığına, toplu görünümün hangi kayıtları kapsadığına ve ofis ya da kullanıcı sayısı için bir kural olup olmadığına bakın. Yapı ayrıntıları için alt ofis ve takım rehberini okuyabilirsiniz.
Sonraki adım: Portföy yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 