Emlak ofisi yazılımı seçerken önce verinin kime ait olduğunu ve nasıl çıkarılacağını, mevcut kayıtların nasıl taşınacağını, kimin neyi göreceğini ve ofis büyüyünce ne olacağını sorun. Sonra eşleştirmeyi, raporları, ofisler arası paylaşımı, desteği ve toplam maliyeti sorgulayın; son olarak kendi kayıtlarınızla deneyin ve her cevabı yazılı isteyin.
Son güncelleme:
Soru listesi ürün bağımsızdır; herhangi bir yazılım sağlayıcısına uygulayabilirsiniz. Soruları toplantıya yazılı götürün, her cevabı not edin ve aynı soruları tüm adaylara aynı sırayla sorun.
Sorular özellik adı üzerinden değil, ofisin iş akışı üzerinden kurulmuştur. Sağlayıcı bir özelliğin adını sayarsa onu kabul etmeyin; o özelliğin sizin gündelik bir işinizi nasıl yaptığını gösterin diye isteyin.
Portföy ve müşteri kayıtları ofisin en değerli birikimidir. Sözleşme bittiğinde ya da yazılım değiştirildiğinde bu kayıtlara ulaşamıyorsanız bağımlı kalırsınız. Verinin kime ait olduğunu, hangi biçimde ve hangi sürede dışarı verileceğini, fotoğraf ve belgelerin de dahil olup olmadığını yazılı isteyin. Dışa aktarım için ek ücret istenip istenmediğini de sorun.
Çoğu ofis kayıtlarını tablo dosyalarında ya da önceki bir programda tutar. Taşıma işini kimin yapacağını, hangi alanların birbiriyle eşleşeceğini, hatalı kayıtların nasıl bildirileceğini ve taşıma sırasında ofisin çalışmaya devam edip edemeyeceğini sorun. Küçük bir örnek dosyayı deneme hesabına aktarmalarını isteyin; sonucu görmek anlatılan sürecin gerçekten işleyip işlemediğini gösterir.
Ofiste herkesin her kaydı görmesi çoğu zaman istenmez. Rol ve yetkilerin nasıl tanımlandığını, müşteri kaydının yalnız sahibine mi yoksa tüm ofise mi açık olacağını, kayıt bazında kısıtlama yapılıp yapılamadığını ve bir danışman ayrıldığında kayıtlarının nasıl devredileceğini sorun. Cevabı kendi ofisinizin örneğiyle sınayın: yeni başlayan danışman şu kaydı görebilir mi?
Bugün küçük olan ofis ileride birden çok ofis ya da ekip olabilir. Yeni kullanıcı eklemenin kimin elinde olduğunu, yeni ofisin aynı hesapta mı ayrı hesapta mı yürüyeceğini, ofisler arası kayıtların birleşik görünüp görünmediğini ve büyümenin maliyeti nasıl etkilediğini sorun. Kullanıcı eklemek için sağlayıcıyla yazışma gerekiyorsa bunu not edin.
Eşleştirme vaadi her yazılımda geçer; ayrıntıda fark vardır. Eşleştirmenin hangi olayla başladığını, hangi kriterlere baktığını, bildirimin kime ve hangi kanaldan gittiğini, bildirimin ne kadar gecikmeyle ulaştığını ve müşteriye otomatik bir ileti gidip gitmediğini sorun. Kriterlerin açıkça yazılı olmasını isteyin; akıllı eşleştirme gibi bir ifadeyi tek başına yeterli cevap saymayın.
Rapor ekranı çoğu sunumda iyi görünür. Aylık toplantıda ihtiyaç duyacağınız soruları, yani yeni portföyü, kapanan işlemi ve danışman bazında faaliyeti sorun; bunların hangi ekrandan ve hangi dönem aralığıyla alındığını izleyin. Raporun tabloya aktarılıp aktarılmadığını ve her rolün yalnız yetkisi dahilindeki kaydı görüp görmediğini de sorun.
Ortak portföy ya da talep havuzu kullanacaksanız hangi kaydın ne zaman paylaşıma açıldığını, paylaşımı kapatmanın tek tek mi toplu mu yapıldığını, karşı tarafın hangi bilgiyi göreceğini ve müşteri bilgisinin nasıl korunduğunu sorun. Paylaşım kendiliğinden açık geliyorsa bunun kimin kararıyla kapatılabileceğini öğrenin.
Yazılım kurulunca iş bitmiş sayılmaz; ofisin alışması haftalar alır. İlk eğitimin kimlere ve hangi biçimde verileceğini, destek talebinin hangi kanaldan ve hangi gün ve saat aralığında karşılandığını, cevap süresi için yazılı bir taahhüt olup olmadığını sorun. Mümkünse sağlayıcının mevcut bir müşterisiyle destek deneyimini konuşun.
Liste fiyatı toplam maliyeti göstermez. Ücretin kullanıcıya, ofise, modüle ya da kayıt sayısına göre değişip değişmediğini, ilk kurulum ve veri aktarımı için ayrı ücret bulunup bulunmadığını, sözleşme süresini, yenilemede fiyatın nasıl belirlendiğini ve sözleşmeyi bitirme koşulunu sorun. Fiyatın yazılı teklifte tüm kalemleriyle yer almasını isteyin.
Sunum için hazırlanmış örnek veri her yazılımı iyi gösterir. Kendi portföy ve müşteri kayıtlarınızdan birkaçıyla ofisinizin gerçek bir gününü baştan sona deneyin: müşteri kartı açın, talep girin, portföy ekleyin, eşleşmeyi izleyin, kapanışı kaydedin ve rapor alın. Deneme süresinin ne kadar olduğunu ve deneme verisinin sonra silinip silinmediğini sorun.
Verinin kime ait olduğu ve nasıl dışarı alınacağı. Bu soru, ileride yazılım değiştirmek istediğinizde ofisin elini güçlü tutar.
Süreyi sağlayıcı belirler; önemli olan sürenin ofisin gerçek bir iş döngüsünü, yani talepten kapanışa uzanan akışı kapsamasıdır. Bu akışı kendi kayıtlarınızla baştan sona deneyin.
Satış temsilcisinin yanında mümkünse bir teknik ya da destek yetkilisine de sorun ve cevapları yazılı isteyin. Sözlü cevaplar sonradan kanıtlanamaz.
Fiyat önemlidir; ancak veri, yetki ve süreç soruları cevaplanmadan karşılaştırılan fiyat yanıltıcı olur. Önce neyi satın aldığınızı belirleyin, sonra maliyeti karşılaştırın.
Önemli cevapların teklifte ya da sözleşme ekinde yazılı yer almasını isteyin. Yazıya geçmeyen vaat, ileride tartışma çıkarsa elinizde bir dayanak bırakmaz.
Sonraki adım: Emlak ofisi için CRM seçerken 12 kriter
ETBİS’e Kayıtlıdır. 