RE-OS'a geçiş beş işten oluşur: kayıt formunu doldurmak, satış ekibinin aramasını beklemek, hesap açılınca ofis kartını ve kullanıcıları girmek, portföy ve müşteri kayıtlarını Excel ya da tablo dosyasından içe aktarmak ve randevuları takvime yazmak. Bu rehber beş işi yedi güne dağıtan bir öneri verir. Satış görüşmesinin ve hesap açılışının ne zaman olacağı için süre sözü verilmez; günler görüşmenin gerçekleştiği güne göre kayar.
Son güncelleme:
Yeni bir sisteme geçen ofisin en büyük riski, hesabın açılıp kimsenin kullanmamasıdır. Kurulum haftası bu riski küçültmek için vardır: haftanın sonunda ofis bilgileri dolu, kullanıcılar rolleriyle tanımlı, müşteri listesi içeride ve yaklaşan randevular takvimde olmalıdır. Geri kalan iyileştirmeler bu zeminin üstüne eklenir.
Aşağıdaki günlere bölme bir öneridir, kural değildir. Sıra ise gerçek akışı izler: önce kayıt, sonra hesap, sonra ofis ve kullanıcılar, sonra veri, en sonda günlük iş takvimi. Hesap açılmadan sonraki adımlara geçilemez; bu yüzden bekleme payını başta kabul etmek gerekir.
Süreç, sitedeki kayıt formunun doldurulmasıyla başlar. Formu ofis adına karar verebilen kişi doldurmalıdır; çünkü hesabın sahibi ve ilk kullanıcısı genellikle odur. Formu gönderdikten sonra ofis sizi aramaya hazır olmalıdır: görüşmede ofisin kaç kişiyle çalıştığı, hangi dosyalarda veri tutulduğu ve kimin hangi rolü alacağı sorulabilir.
Bu aşamada üç küçük liste çıkarın: çalışanların adı ve görevi, elde bulunan müşteri ve portföy dosyaları, ofisin ticari ve fatura bilgileri. Bu üç liste sonraki günlerde yazılacak her şeyin kaynağıdır.
Kayıt formundan sonra satış ekibi ofisi arar ve hesap bu görüşmeyle açılır. Burada ofisin yapacağı iş beklemek değil, görüşmeye soru listesiyle girmektir: dosya düzeni nasıl hazırlanmalı, hangi kullanıcılar eklenecek, ofisin paketi neleri kapsıyor. Fiyat ve paket ayrıntıları için fiyatlar sayfasına bakılabilir.
Görüşme ve hesap açılışı arasındaki zamanı boş bırakmayın. Eski tabloların temizliği, yinelenen kayıtların birleştirilmesi ve sütun başlıklarının düzeltilmesi hesap olmadan da yapılır. Bu işin adımları CRM veri taşıma rehberinde ayrıntılı anlatılır.
Hesap açıldığında broker panelden ofis kartını doldurur: logo ve fotoğraf, ticari bilgiler ve fatura bilgileri. Ardından ekip eklenir. Her kullanıcıya dört ofis rolünden biri verilir: broker, müdür, danışman ya da asistan. Geçici bir yetki gerekiyorsa süreli rol tanımlanır ve süre dolunca yetki biter.
Bu günün önemli kararı müşteri kayıtlarının kimlere açılacağıdır. Bu seçim ofis ayarıyla yapılır; kayıt yalnız girene, yalnız brokera ya da birkaç rolün birleşimine açılabilir. Kararı aktarımdan önce verin; çünkü içeri giren yüzlerce kaydın ilk günden doğru kişilere görünmesi gerekir.
Yetki düzenini ayrıntılı kurmak için alt ofis ve ekip yetkileri rehberine ve ofis ve kullanıcı yönetimi sayfasına bakılabilir.
RE-OS'ta müşteri kayıtları tablo dosyasından içe aktarılabilir. Aktarımı tek seferde yapmayın: önce birkaç satırlık bir deneme dosyası yükleyin, kayıtların müşteri listesinde doğru alanlara oturduğunu görün, sonra kalan dosyayı aktarın. Aktarımdan sonra kayıt sayısını eski tabloyla karşılaştırın.
Dosyanın hangi sütun düzeniyle hazırlanacağı bu rehberde anlatılmaz; bu bilgiyi satış görüşmesinde sorun. Yüklemeden önce eski tablonun bir kopyasını ayrı saklayın, böylece sorun çıkarsa geri dönülecek bir kaynak kalır.
RE-OS'ta portföyler Excel ile içe aktarılabilir; mevcut portföy listesi tablo dosyasından toplu aktarılır ve ofis geçişinde veri sıfırdan girilmez. Müşteri aktarımında olduğu gibi önce birkaç satırlık bir deneme dosyası yükleyin, kayıtların doğru alanlara oturduğunu görün, sonra kalan dosyayı aktarın. Panelde portföy için başka yollar da vardır: ilan portalındaki bir adresten aktarma ve zip ya da json dosyası yükleme.
Birkaç portföyü elle girmek de bir seçenektir ve yeni kayıt, üç adımlı bir sihirbazla açılır: genel bilgi, detay ve diğer bilgiler. Aktif ve bugün satılabilir portföylerden başlamak, kapanmış ve eski kayıtları sona bırakmak mantıklıdır. Hangi alanların boş geçilmeyeceği için portföy giriş standardı rehberine bakın.
Haftanın son işi, gündelik işi sisteme taşımaktır. Takvimde her kayıt üç türden biridir: randevu, toplantı ya da görev. Kayıtlar müşteriye ve portföye bağlanır; böylece bir müşterinin kartında ilgili randevuyu görmek mümkün olur. Randevu ve toplantıya katılımcı eklenebilir ve katılımcıya davet gider.
Bu gün için yapılacak iş basittir: önümüzdeki haftanın bildiği randevularını ve bekleyen telefon dönüşlerini takvime yazın. Eski ajanda ya da telefon notlarına yazmayı bırakmak için bir gün belirleyin. Görev düzeni için ofis içi görev ve randevu takibi rehberine bakılabilir.
Beşinden biri eksikse hafta bitmiş sayılmaz; eksik adım bir sonraki haftanın ilk işi olur. Geçişin genel çerçevesi, pilot dönem ve eski tabloyu bırakma günü için tablodan yazılıma geçiş planı rehberine bakılabilir.
Kayıt formunu doldurduktan sonra satış ekibi sizi arar ve hesap bu görüşmeyle açılır. Görüşmenin zamanı için bu rehber süre sözü vermez; plan görüşmenin gerçekleştiği güne göre yapılmalıdır.
Evet. RE-OS'ta müşteri kayıtları tablo dosyasından içe aktarılabilir. Dosyanın düzeni için satış görüşmesinde bilgi alın; önce küçük bir deneme dosyasıyla başlamak güvenlidir.
Evet. RE-OS'ta portföyler Excel ile içe aktarılabilir. Dosyanın düzeni için satış görüşmesinde bilgi alın; önce küçük bir deneme dosyasıyla başlamak güvenlidir. Panelde portföy kayıtları için ilan portalındaki adresten aktarma ile zip ya da json dosyası yükleme yolları da bulunur.
Hesabı kuran kişi genellikle ofis sahibi ya da brokerdir; çünkü kullanıcı ve rol kararları ona aittir. Müşteri dosyasını hazırlama ve randevuları takvime yazma işleri ekibe dağıtılabilir.
Evet. Plan bir öneridir. Az kullanıcılı ofiste dördüncü ve beşinci gün birleştirilebilir; çok kayıtlı ofiste müşteri aktarımı birkaç güne yayılır. Sıra değişmez: hesap, ofis ve kullanıcılar, veri, takvim.
Sonraki adım: Ofis ve kullanıcı yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 