Ofis içi görev ve randevu takibi, yapılacak her işin bir sahibi, bir bitiş günü ve bir sonucu olmasıdır. Görevi randevudan ayırın, her kaydı müşteriye ya da portföye bağlayın, geciken işi haftalık kısa bir kontrolle yakalayın ve sonucu kayda yazmadan işi kapanmış saymayın.
Son güncelleme:
Emlak ofisinde iş telefonla, mesajla, yüz yüze ve toplantıda birbirine karışarak gelir. Yapılacak iş çoğu zaman bir konuşmanın sonunda söylenmiş bir cümledir: yarın arayayım, fotoğrafları göndereyim, tapuya bakayım. Bu cümleler yazılmadığında unutulur.
Görev ve randevu takibi, bu dağınık sözleri tek bir yere toplamanın düzenidir. Amaç, herkesin kendi yapacaklarını görmesi ve yönetimin ofisin yükünü bir bakışta anlayabilmesidir.
İkisi aynı listeye yazılabilir ama aynı şey değildir.
Eksik yazılmış görev, yazılmamış görevden pek farklı değildir. Her görev şu beş bilgiyi taşısın:
Randevu iki tarafı ilgilendirdiği için hazırlık ve teyit adımları gerektirir.
Geciken görev, danışmanın kusuru olmayabilir; müşteri cevap vermemiş ya da belge gelmemiş olabilir. Bu nedenle gecikmeyi cezalandırmak yerine, durumunu kayda yazmak kuralı koyun: bekliyor, devam ediyor, ertelendi, tamamlandı ya da iptal edildi. Durumu görünür olan görev, ofis yöneticisinin müdahale edebileceği bir iştir.
RE-OS takviminde her kayıt randevu, toplantı ya da görevdir. Kayıtlar takvim ya da liste görünümünde izlenir; müşteri ve portföye bağlanır, hatırlatma için süre birimi olarak dakika, saat, gün ya da hafta seçilir. Görevde öncelik ve görev türü seçmek zorunludur.
Randevu ve toplantıya kullanıcı ya da e-posta adresi yazılarak katılımcı eklenir; katılımcı bağlantıdan müsait ya da meşgul yanıtını verir. Hesap yöneticisi, yeni portföy kaydedildiğinde otomatik oluşacak görevleri tanımlayabilir. Takvimi başka bir uygulamada görmek için paylaşım bağlantısı verilir; bu paylaşım yalnız görüntülemedir.
Ayrıntılar için görev, takvim ve aktivite sayfasına bakın.
RE-OS'ta takvimdeki her kayıt randevu, toplantı ya da görev türünden biridir. Türleri ayrı tutmak, saatli buluşma ile gün sınırlı işi birbirine karıştırmamayı kolaylaştırır.
Hatırlatma bildirimi kayıt sahibine gider; katılımcılara ayrıca hatırlatma gönderilmez. Katılımcıya yalnız davet bağlantısı iletilir.
Takvim paylaşma ekranı bir takvim dosyası bağlantısı verir. Bu bağlantı başka uygulamaya eklenirse kayıtlar orada da görünür; paylaşım yalnız görüntülemedir ve iki yönlü eşitleme yapılmaz.
Hesap yöneticisi portföy görevleri ekranında yeni portföyde oluşacak görevleri tanımlar. Portföy kaydedildiğinde bu görevler portföyü giren kullanıcı adına oluşturulur.
Ofis yöneticisi rolündeki kullanıcıda liste varsayılan olarak ofisindeki kullanıcıların kayıtlarını kapsar. Geciken görevin nedenini sormak ve yeniden planlamak bu role düşer.
Sonraki adım: Görev, takvim ve aktivite
ETBİS’e Kayıtlıdır. 