İzin ya da tatil döneminde müşteri takibi, danışmanın açık işlerini bir vekil danışmana geçici olarak devretmekle yürür. Danışman çıkmadan önce açık portföy, talep ve randevuları listeler, vekili belirler ve müşterilere haber verir. Dönüşte devir kapatılır ve işler asıl danışmana geri verilir; böylece müşteri izin süresinde yanıtsız kalmaz.
Son güncelleme:
Danışman izne çıktığında bütün işleri bir anda durmaz. Ev sahipleri hâlâ bilgi bekler, alıcılar yeni portföy sorar, randevular sürer. İş kimseye devredilmemişse bu mesajlar yanıtsız kalır ve müşteri ofise olan güvenini kaybeder.
Geçici devir, danışmanın ayrılmasıyla yapılan kalıcı devirden farklıdır; iş sonunda yine asıl danışmana döner. Kalıcı devir için danışman ayrılınca portföy ve müşteri devri rehberine bakabilirsiniz.
Hazırlık, izinden önceki son birkaç iş gününe yayılır. Amaç, vekil danışmanın danışmanı aramadan işi sürdürebilmesidir.
Bu listeyi tek bir devir notunda toplayın. Teklif aşamasındaki işler için kaydın düzeni teklif ve pazarlık kaydı rehberinde anlatılır.
Vekil, danışmanın işini bilen ve o dönemde ulaşılabilir olan kişidir. Her portföy için ayrı vekil belirlemek yerine, mümkünse tek bir kişi seçmek müşteri için daha anlaşılırdır.
Ofis içinde kimin hangi kaydı yönettiğini önceden netleştirmek devri kolaylaştırır; bunun için ofis içi iş bölümü rehberine bakabilirsiniz.
Müşteri, danışmanının izinde olduğunu ve kiminle görüşeceğini önceden bilmelidir. Aksi halde sessizlik ilgisizlik olarak algılanır.
Müşterilerle düzenli iletişimin nasıl tutulacağı için telefon, mesaj ve e-posta iletişimi rehberine bakabilirsiniz.
Vekilin yaptığı her görüşme ve işlem, asıl danışmanın kayıtlarına işlenir. Böylece danışman döndüğünde neyin olduğunu ayrıca sormak zorunda kalmaz.
Devir, açıkça kapatılmazsa vekil ve danışman bir süre aynı müşteriyle ayrı ayrı ilgilenebilir. Kısa bir kapanış görüşmesi bunu önler.
Bu rehber kişisel veri ve çalışma hukuku konularında hukuki görüş değildir; ofisin kendi kurallarına ve uzmana başvurun.
Geçici devirde işler izin süresince vekile verilir ve danışman döndüğünde asıl danışmana geri döner. Kalıcı devirde danışman ofisten ayrılır ve portföy ile müşteri sahipliği değişir. İki durumun kaydı ve müşteri bilgilendirmesi farklıdır.
Gerektiği kadarını görmelidir. Vekile yalnız devredilen portföy, talep ve randevu kayıtlarına erişim vermek, kişisel veri kurallarına uygun bir yaklaşımdır. Ofisinizin yetki düzenine göre belirleyin ve hukuki konularda uzmana danışın.
Bu rehberde sabit bir süre önerilmez. Yeterli olan, müşterinin izin başlamadan haberdar olması ve vekil danışmanla tanıştırılmasıdır. Acelesi olan ya da hassas durumdaki müşterilere daha erken ve doğrudan bilgi verin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 