Teklif ve pazarlık kaydı, alıcıdan gelen her teklifin ve verilen her yanıtın zamanıyla birlikte yazıldığı tek bir kayıttır. Kimin, hangi portföy için, ne teklif ettiği; ev sahibine ne zaman iletildiği ve ne yanıt geldiği satır satır tutulur. Böylece pazarlık sürerken kimse neyin söylendiğini hafızadan hatırlamaya çalışmaz.
Son güncelleme:
Pazarlık, bir portföyün sürecinde hızla ilerleyen ve çoğunlukla sözlü iletişimin yapıldığı aşamadır. Alıcı bir telefonda bir rakam söyler, danışman bunu ev sahibine iletir, ev sahibi başka bir rakam söyler. Üç gün sonra herkes aynı konuşmayı farklı hatırlar.
Ayrı bir teklif kaydı bu karışıklığı önler. Müşteri görüşme notları genel konuşmayı anlatır; teklif kaydı ise yalnız pazarlığın adımlarını, sırasıyla ve zamanıyla tutar. Görüşme notlarının düzeni için müşteri görüşme notları rehberine bakabilirsiniz.
Kaydın kısa tutulması gerekir; uzun bir form doldurulmadığı için kullanılmaz. Çoğu ofis için aşağıdaki alanlar yeterlidir.
Teklifi alan ve ileten kişi farklıysa her ikisinin adı da yazılır. Aksi halde sonradan kimin neyi söylediği belirsiz kalır.
Teklif ev sahibine, alıcının söylediği haliyle ve kısaltılmadan iletilmelidir. Yorum eklemek ya da bedeli yuvarlamak pazarlığı bozar ve sonradan güveni zedeler.
Ev sahibine düzenli bilgi verme alışkanlığı için ev sahibine bilgilendirme düzeni rehberi yardımcı olur.
Pazarlık çoğu zaman tek adımda bitmez. Her karşı teklif, kendi satırıyla aynı kayda eklenir; eski satırlar silinmez ya da üzerine yazılmaz. Sonuçta kayıt bir zaman çizelgesine dönüşür ve pazarlığın nasıl ilerlediği tek bakışta görülür.
Kabul sonrasında portföyün durumu ve hizmet bedeli takibi için portföy kapama ve hizmet bedeli takibi rehberine bakabilirsiniz.
Aynı portföy için birden çok teklif gelebilir. Bu durumda her alıcı için ayrı satır açılır ve tekliflerin geliş sırası zamanıyla birlikte korunur. Teklifler ev sahibine tarafsız biçimde, alıcıların kimlik ve iletişim bilgisi paylaşılmadan iletilir.
Hangi teklifin önce ele alınacağı ofisin önceden belirlediği kurala göre belirlenir. Kural yazılı değilse tartışma çıkabilir; bu yüzden kuralı ofis düzeninde bir kez yazıp herkesle paylaşmak yararlıdır. Bu rehber hukuki görüş değildir; sözleşme ve ön protokol konularında uzmana danışın.
Ofis içinde kaydı kimin tutacağını belirlemek için ofis içi iş bölümü rehberine bakabilirsiniz.
Evet. Sözlü gelen teklif en kısa sürede kayda yazılır; zaman, kimden geldiği ve koşulları belirtilir. Kayda yazılmayan sözlü teklif, sonradan farklı hatırlanabilir ve ev sahibiyle alıcı arasında anlaşmazlığa yol açabilir.
Silinmemesi önerilir. Reddedilen teklif, aynı portföyde sonraki görüşmelerde hangi bedelin denendiğini gösterir ve pazarlığın nasıl ilerlediğini anlatır. Kayıt ofis geçmişinin parçası olarak kalır.
Bu, ofisin kişisel veri kurallarına ve alıcıyla yapılan anlaşmaya bağlıdır. Genel yöntem olarak teklif ev sahibine alıcının kimlik ve iletişim bilgisi olmadan, yalnız koşullarıyla iletilir. Hukuki konularda uzmana danışın.
Sonraki adım: Müşteri görüşme notları
ETBİS’e Kayıtlıdır. 