İçeriğe geç
0850 885 33 00 destek@re-os.com

Emlak Ofisi İçin Ev Sahibine Haftalık Bilgilendirme Düzeni Nasıl Kurulur?

Kısaca

Ev sahibine haftalık bilgilendirme, portföyle ilgili o hafta olanları sahibine düzenli ve aynı biçimde iletmektir. Sahibin tercih ettiği kanalı ve haftanın gününü kaydedin, her bilgilendirmeyi ilgi, geri bildirim, yapılanlar ve sıradaki adım başlıklarında verin; hareket yoksa bunu da bildirin ve gönderdiğiniz notu portföy kaydına yazın.

Son güncelleme:

Ev sahibine neden düzenli bilgi verilir?

Ev sahibi, taşınmazını ofise teslim ettikten sonra ne olduğunu çoğu zaman bilmez. Ofiste yapılan çalışma görünmediğinde sahip bunu "bir şey yapılmıyor" diye yorumlayabilir; sorusunu da danışmana ancak endişelendiğinde sorar.

Düzenli bilgilendirme bu boşluğu kapatır. Sahip, ofisin portföyle ilgilendiğini görür; ofis de fiyat, yetki ya da belge gibi bir konuda sahibin kararı gerektiğinde konuşacağı hazır bir zemine sahip olur.

Bilgilendirme düzeni hangi parçalardan oluşur?

Düzen dört kararla kurulur. Bu kararlar portföy ofise alınırken sahibiyle birlikte verilir ve kayda yazılır; böylece danışman değişse de bilgilendirme aynı biçimde sürer.

  1. Kanal: sahibin bilgiyi hangi yoldan almak istediği; telefon, mesaj ya da yüz yüze görüşme.
  2. Gün: bilgilendirmenin haftanın hangi günü yapılacağı; günün her hafta sabit kalması beklentiyi oturtur.
  3. İçerik: her bilgilendirmede hangi başlıkların yer alacağı.
  4. Sorumlu: bilgilendirmeyi hangi danışmanın yapacağı ve o kişi yokken kimin devralacağı.

Her bilgilendirmede neler yer alır?

Bilgilendirme kısa tutulur ve her hafta aynı başlıklarla gelir. Sahip hangi başlığa bakacağını bildiği için notu hızlı okur, ofis de neyi yazacağını her seferinde yeniden düşünmez.

  • İlgi: bu hafta portföy için gelen arama, soru ve gösterim talepleri.
  • Geri bildirim: gösterimden dönen yorumlar; ziyaret edenin adı ve iletişim bilgisi olmadan, yalnız portföyle ilgili kısmı.
  • Yapılanlar: ilanda ya da sunumda yapılan güncelleme, çekilen yeni fotoğraf, eklenen belge.
  • Sıradaki adım: önümüzdeki hafta planlanan iş ve sahibin vermesi beklenen karar ya da belge.

Gösterim sonrası geri bildirimin nasıl alınacağı için randevu ve gösterim planlama rehberine bakabilirsiniz.

Bilgilendirme nasıl yazılır?

İyi bir bilgilendirme olgu bildirir, yorum katmaz ve sahibe sonraki adımı açıkça söyler. Aşağıdaki ilkeler çoğu ofis için yeterlidir.

  • Olguyu yorumdan ayırın: "üç kişi gösterim istedi" gibi bir bilgi verin, sahibin fiyatı hakkında hüküm vermeyin.
  • Olumsuz haberi bekletmeyin; düzenli gönderimin değeri, kötü haberin de aynı ritimle gelmesinden doğar.
  • Karar sahibe aittir; ofisin görevi seçenekleri ve gerekçeyi açık göstermektir.
  • Gelen müşterinin kişisel bilgisini paylaşmayın; müşteri kayıtları ve iletişim izni rehberi bu konuda ofis düzenini anlatır. Bu rehber hukuki görüş değildir.
  • Bilgilendirmeyi bir sonraki adımla bitirin; sahip ne zaman ve ne için aranacağını bilsin.

Hareket olmayan haftada ne yapılır?

Bilgilendirmenin en kolay atlandığı hafta, anlatacak yeni bir şey olmayan haftadır. Oysa sahibin en çok endişelendiği hafta da odur. Bu nedenle hareket olmayan hafta da bildirilir.

  • Hareket olmadığını açıkça yazın ve ofisin bu hafta yaptığı çalışmayı ekleyin: ilan kontrolü, aranan talepler, yeni yayın.
  • Hareketsizliğin olası nedenini olgularla söyleyin; konuşulması gerekiyorsa sahibe görüşme önerin.
  • Birkaç hafta üst üste hareket yoksa bu durumu kayda yazın ve sahibiyle ayrı bir görüşme planlayın.

Ofiste düzen nasıl işletilir?

  1. Portföy alınırken sahibin kanal ve gün tercihi sorulur, kayda yazılır.
  2. Haftalık ofis kontrolünde bilgilendirme günü gelen portföyler listelenir.
  3. Bilgilendirmeyi yapacak kişi belirlidir; yapıldığında notun kendisi portföy kaydına yazılır.
  4. Sahibin yanıtı ve verdiği karar aynı kayda eklenir.
  5. Ay sonunda hangi portföyde bilgilendirmenin atlandığına bakılır ve eksik kalanlar tamamlanır.

Yeni alınan portföyde ilk adımların sırası için yeni portföy alındığında yapılacaklar rehberine bakabilirsiniz.

RE-OS'ta mülk sahibine raporlama

RE-OS'ta portföy ve müşterilerinizle ilgili işleri kaydeder, satış veya pazarlama kategorisiyle takip eder, mülk sahibine raporlayabilirsiniz. Telefon görüşmeleri, görevler ve yapılacak işler size hatırlatılır. Ayrıntılar için portföy yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.

Ev sahibi bilgilendirmesinde sık yapılan hatalar

  • Bilgilendirmeyi yalnız sahip aradığında yapmak.
  • Her hafta farklı bir biçimde ve farklı başlıklarla yazmak.
  • Hareket olmayan haftayı sessizce geçmek.
  • Gösterime gelen kişinin adını ya da iletişim bilgisini sahibe iletmek.
  • Gönderilen notu portföy kaydına yazmamak; danışman değişince geçmişin kaybolması.
  • Bilgilendirmeyi fiyat baskısına çevirmek.

Sık Sorulan Sorular

Ofisin ritmine ve sahibin isteğine bağlıdır. Haftalık düzen çoğu ofis için uygun bir başlangıçtır. Sahibin tercihi kayda yazılırsa daha seyrek ya da daha sık bir ritim kurulabilir; önemli olan seçilen ritmin düzenli korunmasıdır.

Sahibin tercih ettiği kanaldan. Telefon, mesaj ya da yüz yüze görüşme olabilir. Kanalı portföy alınırken sorun ve kayda yazın; gönderilen notun kendisini de hangi kanaldan gittiğiyle birlikte portföy kaydında tutun.

Portföyle ilgili yorumlar iletilir, kişiyle ilgili bilgiler iletilmez. Yorumu ziyaret edenin adı ve iletişim bilgisi olmadan, yalnız portföyle ilgili kısmıyla aktarın. Bu konuda ofisin kişisel veri kuralları geçerlidir.

Evet. Hareket olmadığını ve ofisin bu hafta neler yaptığını bildirmek sahibin güvenini korur. Birkaç hafta üst üste hareket yoksa bu durumu kayda yazın ve sahibiyle ayrı bir görüşme planlayın.

Evet. RE-OS'ta portföy ve müşterilerinizle ilgili işleri kaydeder, satış veya pazarlama kategorisiyle takip eder, mülk sahibine raporlayabilirsiniz. Ayrıntıları portföy yönetimi özellik sayfasında bulabilirsiniz.

Sonraki adım: Portföy yönetimi

İlgili İçerik

RE-OS'u Deneyin

Üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.

Hemen Üye Ol Bize ulaşın