İçeriğe geç
0850 885 33 00 destek@re-os.com

Emlak Ofisi İçin Aylık Raporlama Nasıl Yapılır?

Kısaca

Emlak ofisinde aylık raporlama, ay sonunda aynı sorulara aynı kayıtlardan cevap almaktır: ayda kaç portföy girildi, kaçı güncelliğini yitirdi, kaç müşteri ve görüşme kaydı açıldı, hangi işlemler kapandı ve hedefe ne kadar yaklaşıldı. Dönemi ayın başından sonuna kadar sabitleyin, her ay aynı raporları alın ve sonuçları bir önceki ayla karşılaştırın.

Son güncelleme:

Aylık rapor ofise ne sağlar?

Günlük işin içinde ofisin genel durumu görünmez. Aylık rapor, dağınık kayıtları tek bir dönemde toplayarak üç soruya cevap verir: ofis neyi biriktirdi, neyi kapattı ve neyi kaçırdı. Karar vermek için sezgi yerine kayıt kullanılır.

Raporun değeri her ay aynı biçimde alınmasındadır. Ölçütü her ay değiştirirseniz aylar birbiriyle karşılaştırılamaz ve rapor yalnızca o ayın fotoğrafı olarak kalır.

Aylık raporda hangi sorulara cevap aranır?

  • Portföy: ay içinde yeni portföy girildi mi, kaçı yetki sözleşmeli, kaçı güncelliğini kaybetti?
  • Müşteri ve talep: yeni müşteri kartı açıldı mı, hangi taleplerin süresi doldu?
  • Faaliyet: telefon ve yüz yüze görüşme ile yer gösterme kayıtları danışmanlara göre nasıl dağıldı?
  • İşlem: hangi portföyler satıldı ya da kiralandı, ne kadar sürede kapandı, hizmet bedeli ne oldu?
  • Hedef: danışman ve ofis hedefleri gerçekleşenle karşılaştırıldığında durum ne?
  • Ekip: hangi kullanıcılar aktif, hangi rolde kimler var?

Ay sonundan önce kayıt düzeni nasıl kurulur?

Rapor kayıttan çıkar; kayıt eksikse rapor da eksik çıkar. Ayın son haftasında şu temizliği yapın:

  • Satılan ve kiralanan portföylerin kapama kaydını girin; kapanan işlemler raporu kapanış gününe göre süzülür.
  • Güncelliğini yitirmiş portföyleri güncelleyin ya da pasife alın.
  • Görüşme ve yer gösterme kayıtlarını tamamlayın.
  • Dönem hedeflerinin ay başında tanımlandığını kontrol edin; tanımsız hedef gerçekleşenle karşılaştırılamaz.

RE-OS'ta aylık rapor adım adım nasıl alınır?

Sıra ürünün mevcut sürümündeki rapor ekranlarına göredir. Menü adları kullandığınız ekran sürümüne göre farklılık gösterebilir; hangi raporu göreceğiniz rolünüze bağlıdır ve sonraki başlıkta anlatılmıştır.

  1. Dönemi belirleyin: ayın ilk gününden son gününe. Rapor ekranlarında başlangıç ve bitiş günü süzgeci bulunur; hangi güne göre süzdüğü rapora göre değişir.
  2. Portföy raporunu açın. Oluşturma günü aralığıyla ayın yeni portföylerini, güncelleme günü aralığıyla ay içinde dokunulan portföyleri görürsünüz. Şehir, ilçe, ofis, danışman, ilan tipi ve kapama durumuyla daraltabilirsiniz.
  3. Müşteri raporunu açın. Oluşturma ve güncelleme günü aralığıyla ayın yeni ve güncellenen müşteri kayıtlarını listeleyin.
  4. Kapanan işlemler raporunu açın. Kapanış günü aralığıyla ay içinde kapanan portföyleri görürsünüz. Excel'e aktardığınız dosyada kapanış fiyatı, portföyün kaydından kapanışa kadar geçen gün sayısı ve satıcıdan ile müşteriden alınan hizmet bedeli bulunur.
  5. Hedef performans raporunu açın ve dönem için tanımlı hedeflerle gerçekleşenleri karşılaştırın.
  6. Her raporu Excel'e aktarın ve dosyaları ay adıyla saklayın.
  7. Marka yöneticisi rolündeyseniz ofis ve danışman sıralamasını ciro ya da işlem sayısı ölçütüyle alın.

Kim hangi raporu görür?

Rapor kapsamı role göre değişir. Aşağıdaki sıralama kodda doğrulanan kapsamı verir; ofisinizin ayarları bunu daraltabilir.

  • Danışman rolünde portföy ve kapanan işlem raporları ağırlıklı olarak kullanıcının kendi kayıtlarını gösterir. Müşteri raporunda kapsamı ofisin müşteri paylaşım ayarı da etkiler.
  • Ofis müdürü rolünde kapsam kullanıcının bağlı olduğu ofisleri içerir.
  • Ofis raporu ve kullanıcı raporu marka yöneticisi, broker ve hesap yöneticisi rollerine açıktır; kullanıcı raporu ofis, durum ve role göre süzülür.
  • Ciro ve işlem sayısı sıralaması marka yöneticisi rolüne açıktır.

Raporu nasıl okumalı?

Tek bir ayın sayısı tek başına yorumlanmaz. Önceki ayla ve aynı dönemin geçmiş değerleriyle karşılaştırın; sayıdan çok hareketin yönüne bakın.

  • Yeni portföy girişi artıyor ama kapanan işlem artmıyorsa stok birikiyor olabilir; fiyat ve sunum kalitesine bakın.
  • Güncel olmayan portföy sayısı artıyorsa kayıt disiplini zayıflıyordur; danışman bazında inceleyin.
  • Yer gösterme çok, kapanış az ise talebin ya da fiyatın uyumuna bakın.
  • Hedefle gerçekleşen arasındaki farkı danışmanı değil, süreci iyileştirmek için kullanın.

Aylık toplantı için tek sayfalık özet

  1. Dönem: başlangıç ve bitiş günü ile raporu alan kişi.
  2. Portföy: yeni, güncellenen ve güncelliğini yitiren portföy sayıları.
  3. Müşteri: yeni müşteri ve talep sayıları, süresi dolan talepler.
  4. İşlem: kapanan satış ve kiralama sayısı, kayıttan kapanışa geçen süre, hizmet bedeli toplamı.
  5. Hedef: gerçekleşen ve fark; bir sonraki ay için üç eylem.

Özeti bir önceki ayın özetiyle yan yana koyun; fark kendiliğinden görünür.

Her ay aynı adımlar nasıl hatırlanır?

Raporlar, rapor ekranında başlangıç ve bitiş günü seçilerek alınır. Ayın son iş günü için takvime bir görev yazın ve görevi her ay yeniden oluşturun; görevi sorumlu kişiye atayın. Görev ve takvim kullanımı görev, takvim ve aktivite sayfasında anlatılır.

Aylık raporlamada sık yapılan hatalar

  • Dönem ölçütünü her ay değiştirmek.
  • Kapanışı geç girmek; ay sonu raporu eksik çıkar.
  • Yalnız sayıya bakıp nedenini sormamak.
  • Raporu alıp ekiple paylaşmamak.
  • Satış ve kiralama işlemlerini aynı toplamda yorumlamak.

Sık Sorulan Sorular

Yeni ve güncelliğini yitiren portföy, yeni müşteri ve talep, görüşme ve yer gösterme faaliyeti, kapanan işlemler ve hizmet bedeli, hedefle gerçekleşen karşılaştırması. Bu beş kalem ofisin ayını özetler.

Bu rehberde anlatılan raporlar rapor ekranında başlangıç ve bitiş günü seçilerek alınır ve Excel'e aktarılır. Kendiliğinden hazırlanıp gönderilen bir aylık rapor bu rehberde anlatılmamıştır.

Kapanan işlemler raporu kapanış günü aralığıyla süzülür. Kapanışı ay içinde kayda geçirmek, işlemin doğru ayın raporunda yer almasını kolaylaştırır.

Danışman rolünde raporlar ağırlıklı olarak kullanıcının kendi kayıtlarını gösterir. Hedef performans raporunu hangi rollerin gördüğü bu rehberde yazılmamıştır.

Evet. Portföy, müşteri, kapanan işlem, ofis ve kullanıcı raporları Excel'e aktarılır.

Sonraki adım: Performans raporları

İlgili İçerik

RE-OS'u Deneyin

Üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.

Hemen Üye Ol Bize ulaşın