İş bölümü, yetki tablosundan farklı bir sorunun cevabıdır: yetki kimin ne yapabileceğini, iş bölümü ise kimin neyi sürdürmekten sorumlu olduğunu söyler. Her kayıt türü için bir sorumlu, bir yedek ve bir kontrol eden belirleyin, kaydı giren kişi ile kaydın sahibini birbirinden ayırın ve izin ya da ayrılma durumunda kaydın kime geçeceğini yazılı hale getirin.
Son güncelleme:
Yetki, bir kullanıcının bir kayıt üzerinde neyi yapabildiğidir; iş bölümü ise o kaydın güncel ve eksiksiz kalmasından kimin sorumlu olduğudur. İki kişi aynı portföyü değiştirebilecek yetkiye sahip olabilir, ama güncellemeyi kimin yapacağı belli değilse kimse yapmaz.
Yetkinin nasıl kurgulanacağı ayrı bir konudur ve ekip yetkileri rehberinde anlatılır. Bu yazı, yetkiden sonraki soruya, yani kaydın sorumlusuna odaklanır.
Her kayıt türünün bir sahibi ve onun ne zaman devreye girdiği belli olmalıdır. Aşağıdaki dağılım bir öneridir; ofisin büyüklüğüne göre değişir.
Bir kaydın başında üç ayrı rol vardır ve çoğu ofiste bunlar tek kişi sanılır. Ayırmak, hem sorumluluğu netleştirir hem de bir kişi yokken işin durmasını önler.
Küçük ofiste kontrol işini ofis sahibi ya da broker üstlenir; büyüdükçe bu iş ofis yöneticisine ya da bir ekip sorumlusuna kayar.
Sahipsiz kayıt, kimsenin güncellemediği ve kimsenin sormadığı kayıttır. Genellikle bir danışman ayrıldığında, izne çıktığında ya da bir iş el değiştirdiğinde ortaya çıkar.
İzin, hastalık ve ayrılma, iş bölümünün sınandığı üç durumdur. Her sorumlu için bir yedek belirleyin ve yedeğin ne zaman devreye gireceğini yazın.
RE-OS'ta müşteri kartında yetkilendirme bölümü bulunur: kaydın sahibi diğer kullanıcıları görüntüler ve günceller, sadece görüntüler ya da sadece görüntüler ve aktivitelerini güncelleyebilir düzeyleriyle ekler. Müşteri kaydı başka bir danışmana devredilebilir. Portföyler için toplu devir ekranı bulunur: ofis, eski danışman ve yeni danışman seçilir, işlem broker rolüne (marka yapısında marka yöneticisine) açıktır ve devirde eski ile yeni danışmana bildirim gider. Rol ve ofis ataması için ofis ve kullanıcı yönetimi sayfasına bakın.
Tablo, ofis büyüdüğünde, yeni bir rol eklendiğinde ve bir danışman ayrıldığında yeniden açılmalıdır. Bunun dışında üç ayda bir kısa bir kontrol yeterlidir: sahipsiz kayıt var mı, yedek sorumlular hâlâ doğru mu, kontrol eden gerçekten bakıyor mu?
Yetkilendirme, bir kullanıcının kaydı görme, ekleme ya da değiştirme izni olup olmadığını belirler. İş bölümü ise kaydın güncel ve eksiksiz kalmasından kimin sorumlu olduğunu yazar. Biri izin, diğeri sorumluluktur; ikisi birlikte kurulursa kayıtlar hem korunur hem sahiplenilir.
Evet, ama kısa bir tablo yeterlidir. Küçük ofiste bile izin ya da hastalık sırasında kaydın kime geçeceği belli olmazsa iş durur. Üç satırlık bir sorumlu ve yedek listesi çoğu zaman yeterli başlangıçtır.
Devri iş el değiştirdiği gün yapın, eski ve yeni sorumluyu kayda yazın ve müşteriye kendisine kimin bakacağını bildirin. Devralan danışman, müşteriyle yürüyen işi ve verilen sözleri devir notundan öğrenmelidir.
Bu ofisin kararıdır. Çoğu ofiste asistan belge, sözleşme ve görev takibi gibi destek kayıtlarını yürütür; portföy ve müşteri içeriğinin sahibi ise ilgilenen danışmandır. Karar, sorumluluk tablosunda açıkça yazılmalıdır.
Ofis yapısı değiştiğinde, yeni bir rol eklendiğinde ve bir danışman ayrıldığında güncellenir. Bunun dışında düzenli aralıklarla yapılan kısa bir kontrol, tablonun fiilî düzenle örtüşmesini sağlar.
Sonraki adım: Ofis ve kullanıcı yönetimi
ETBİS’e Kayıtlıdır. 