Veri yedekleme bir kez yapılıp unutulan bir iş değil, belirli bir ritimle tekrarlanan bir alışkanlıktır. Ofis neyin kopyalanacağını, kopyayı kimin ne zaman alacağını ve kopyanın asıl verinin dışında nerede duracağını yazar. Kopyadan geri dönmenin denenmesi ve danışmanların kişisel dosyalarının sürece katılması alışkanlığı tamamlar.
Son güncelleme:
Çoğu ofiste yedekleme, bir gün hatırlanıp yapılan ve sonra unutulan bir iştir. Kayıp ise planlı gelmez: bilgisayarın bozulması, yanlışlıkla silinen bir dosya, değişen bir şifre ya da ayrılan bir çalışan. Bu anlarda elde son yapılan kopya kadar veri vardır.
Alışkanlık, yapılacak işin kişiye ve güne bağlanmasıdır. "Biri yapar" diye düşünülen iş genellikle kimse tarafından yapılmaz; "her hafta cuma günü şu kişi yapar" denilen iş ise yapılır.
Cevapları bir sayfalık bir yedek defterine yazın. Defter, kişi değiştiğinde düzenin de kaybolmamasını sağlar.
Ritim şu soruyla belirlenir: "Bir günlük veriyi kaybetmek bize neye mal olur?" Günde onlarca kayıt giren bir ofis için haftalık kopya yetersiz olabilir; kayıtların nadiren değiştiği bir ofis için aylık kopya yeterli olabilir. Bu rehber sabit bir sıklık önermez; ofis kendi iş yoğunluğuna göre karar verir.
Kopya, asıl verinin durduğu yerden ayrı olmalıdır. Aynı bilgisayarın başka bir klasöründe duran kopya, bilgisayar bozulduğunda ya da çalındığında asıl veriyle birlikte gider.
Yedek düzenindeki en büyük boşluk genellikle danışmanın kendi telefonu ve bilgisayarıdır. Müşteri rehberi, fotoğraflar, kendi tuttuğu tablolar ofis düzeninin dışında kalır ve danışmanla birlikte ofisten ayrılır.
Denenmemiş bir kopya, çalıştığı varsayılan bir kopyadır. Dosya bozuk olabilir, eksik olabilir ya da açmak için gereken bilgi kaybolmuş olabilir. Bunu kayıp yaşandığında değil, rahat bir günde öğrenmek gerekir.
Kopyaların adı da düzenin parçasıdır. Dosya adında konunun ve kopyanın alındığı günün bulunması, hangi kopyanın güncel olduğunu hemen gösterir. Eski kopyaları ne kadar süre tutacağınızı ve ne zaman sileceğinizi de baştan belirleyin; kopyaların denetimsiz birikmesi de bir risktir.
RE-OS'ta müşteri kayıtları tablo dosyası olarak dışa aktarılabilir. Bu dosya, o günkü durumun ofiste tutulan bir kopyasıdır; ofisin kendi yedek düzeninin bir parçası olabilir. Veriler Türkiye'de saklanır; medya ve diğer veriler bulutta, birden fazla lokasyonda yedeklenir. Yetki ve ayrıntılar için veri yedekleme ve yetki rehberine bakın.
Bu rehberde sabit bir sıklık önerilmez. Bir günlük verinin kaybı ofise neye mal olacaksa ritim buna göre belirlenir. Önemli olan sıklığın yazılı olması ve sorumlusunun belli olmasıdır.
Bu sorunun cevabı hizmetin kendi şartlarına bağlıdır. Hizmet sağlayıcıdan yedekleme ve geri dönüş bilgisini yazılı isteyin ve ofis kopyası ihtiyacını buna göre değerlendirin.
Dosya da ofisin kişisel verisidir. Kimlerin açabileceğini belirleyin, paylaşımlı yerlerde bırakmayın ve ihtiyaç kalmayınca silin. Saklama yükümlülükleri hukuki bir konudur; uzmana danışılmalıdır.
Bu konu ofisin iç kurallarına ve çalışma sözleşmesine bağlıdır. Rehber hukuki görüş vermez. Ofis, iş verisinin ofis kaydında tutulacağını baştan yazılı kural hâline getirmelidir.
Dışa aktarma ofise o günkü durumun bir kopyasını verir; geri yükleme için tasarlanmış bir işlem olarak anlatılmaz. Ofis kopyası bu yüzden ayrı bir alışkanlık olarak planlanır.
Sonraki adım: Veri yedekleme ve yetki
ETBİS’e Kayıtlıdır. 