Paylaşımda gizlilik, kaydı saklamak değil, her paylaşım yolu için neyin gösterileceğine önceden karar vermektir. Portföy bilgisini ofis içi, ortak havuz ve müşteri bağlantısı olarak ayırın, mal sahibinin kişisel bilgisini ve pazarlık notunu paylaşılan alanlara taşımayın, açtığınız her paylaşımın bitiş ve geri alma gününü yazın.
Son güncelleme:
Bir portföy kaydı tek bir belge gibi görünür, ama aynı kayıt farklı kişilere farklı yollardan gösterilir: ofisteki meslektaşa, başka ofisteki danışmana, müşteriye. Her yol farklı bir okuyucu kitlesi ve farklı bir risk taşır. Kayıtta ne varsa her yoldan görünsün düşüncesi, mal sahibinin bilgisinin istenmeyen yerlere ulaşmasına yol açar.
Bu rehber, paylaşımı genel yöntem olarak ele alır. Ortak havuzun işleyişi için ortak havuz rehberine, paylaşımı başlatan kişinin adımları için portföy paylaşımı rehberine bakabilirsiniz.
Paylaşım kararını kolaylaştırmak için kayıttaki bilgiyi üç düzeye ayırın:
Yeni bir alan eklerken ya da bir not yazarken hangi düzeye girdiğini kendinize sorun. Aynı notun içinde farklı düzeylerden bilgi karışıyorsa notu ikiye bölün.
Paylaşım yollarını tek tek listeleyip her biri için hangi düzeyin görüneceğini yazın:
Portföyün nerede ve kimlerle paylaşıldığını mal sahibine söylemek, hem güvenin hem sonradan çıkabilecek itirazın önünü alır. Yetki görüşmesinde portföyün ofis içinde, ortak havuzda ve müşteri bağlantısıyla paylaşılabileceğini açıkça belirtin ve mal sahibinin istemediği bir yol varsa kayıtta not edin.
Yetkinin kapsamı ve yazılı biçimi için yetkilendirme sözleşmesi rehberine bakın. Mal sahibine ait kişisel bilgilerin nasıl işleneceği hukuki bir konudur; bu rehber hukuki görüş değildir ve ofisin kişisel verilerin korunması yükümlülüklerini anlatmaz.
Bu düzen, kimin hangi kayıt için sorumlu olduğunu bilmeyi gerektirir. Sorumluluk tablosunun kurulması için ofis içi iş bölümü rehberine bakın.
Müşteriye gönderilen bağlantı ve dosya, gönderdiğiniz kişiyle sınırlı kalmaz; müşteri onu eşine, ailesine ya da başka bir danışmana iletebilir. Bunu engelleyemezsiniz, ama göndereceğiniz bilgiyi buna göre seçebilirsiniz.
RE-OS'ta yeni girilen portföy varsayılan olarak havuza açık gelir; paylaşım kullanıcı grupları ve engelleme listeleriyle daraltılır. Müşteriye özel bağlantıda bitiş gününü siz belirlersiniz, tam konumun gösterilip gösterilmeyeceğini bir anahtarla seçersiniz ve müşteri bağlantıyı hesap açmadan tarayıcıda açar; portföy yayından kalktığında müşteri bulunamadı sayfasını görür. Ayrıntılar için müşteriye özel portföy bağlantısı sayfasına bakın.
Mal sahibinin telefon ve kimlik bilgisini, pazarlık payını, acele ya da zorunluluk durumunu ve ofis içi görüşme notlarını ortak alanlara yazmayın. Bu bilgiler yalnız sorumlu danışmanda kalmalı; ortak çalışma başladığında gereken en az bilgi paylaşılmalıdır.
Bu bir ofis ve hukuk sorusudur. Genel uygulama, paylaşımın hangi yollardan yapılabileceğini yetki görüşmesinde mal sahibine söylemek ve kayda yazmaktır. Yazılı biçim ve kapsam için bir avukata danışın; bu rehber hukuki görüş değildir.
Bağlantıyı açmak için hesap gerekmediğinden, bağlantıyı edinen herkes açabilir. Bu nedenle bağlantıya bitiş günü koyun, tam konumu gerektiğinde açın ve içerikteki bilgiyi bu duruma göre seçin.
İş satıldığında ya da kiralandığında, yetki sona erdiğinde, mal sahibi paylaşımı istemediğini söylediğinde ve kaydın sorumlusu değiştiğinde paylaşımın gözden geçirilmesi gerekir. Kapatma sorumluluğu kaydın sorumlusunda kalmalıdır.
Bu, ofisin rol ve paylaşım ayarlarına bağlıdır. Genel ilke, çalışanın işi için gereken en az bilgiye erişmesidir. Ofisin kendi düzenini, rol tablosu ve ekran erişimi ile karşılaştırıp yazılı hale getirin.
Sonraki adım: Müşteriye özel portföy bağlantısı
ETBİS’e Kayıtlıdır. 