Güncel olmayan portföy temizliği üç adımda yapılır: önce ofisin kendi ölçütüne göre güncel olmayan kayıtlar listelenir, sonra her kayıt için sahip teyidi alınır, son adımda kayıt güncellenir, pasife alınır ya da kapatılır. Kayıt silinmez, arşivde tutulur ve temizlik belirli aralıklarla yinelenir. Bu rehber genel yöntemdir ve ürün özelliği anlatmaz.
Son güncelleme:
Satılmış, kiralanmış ya da sahibi vazgeçmiş bir mülkün kaydı listede kalırsa ofis bilgisiz yere iş yapar. Danışman müşteriye artık müsait olmayan bir mülkü gösterir, ilan yayında kalır, eşleştirme yapılırken var olmayan bir portföy önerilir.
Eski kayıt bir de ofisin güvenilirliğini düşürür. Müşteri aradığında mülkün müsait olmadığını öğrenirse ofisin diğer kayıtlarına da şüpheyle bakar. Temizlik bu yüzden bir tertip işi değil, müşteriye verilen bilginin doğruluğunu koruyan bir düzendir.
Ölçüt ofise göre değişir; önemli olan ölçütün yazılı olması ve herkes için aynı uygulanmasıdır. Genellikle şu işaretlere bakılır:
Bu işaretlerden biri kaydın ölü olduğunu kendi başına göstermez; yalnız teyit için listeye alınma nedenidir.
Üç yol aynı kayıt için farklı durumları karşılar ve karıştırılmaması gerekir.
Kapama ve hizmet bedeli takibi portföy kapama rehberinde ayrıca anlatılır. Fiyat değişikliğinin kaydı ise fiyat güncelleme ve takip düzeni rehberindedir.
Güncel olmayan kaydı silmek kolay görünür ama geri dönüşü yoktur. Mülk sahibi bir süre sonra aynı mülkle yeniden gelebilir, eski görüşme notları değerli olabilir, bir anlaşmazlıkta kayıt kanıt işlevi görebilir. Bu yüzden kayıt silinmez, pasif ya da kapalı durumda arşivde tutulur.
Kayıtların ne kadar süre saklanacağı ve kişisel verinin silinmesi mevzuat konusudur. Bu rehber hukuki görüş değildir; saklama süreleri için uzmanına danışılmalıdır.
Büyük bir temizlik bir kez yapılır, sonra küçük ve düzenli kontrollerle korunur. Haftalık ritme eklenen kısa bir bakış, aylık toplantıda ele alınan liste ya da her ay sonu yapılan kontrol yeterli olabilir; sıklık portföy hacmine göre ofis tarafından seçilir. Belirli bir aralık önerilmez, çünkü uygun aralık ofisin çalışma temposuna bağlıdır.
Düzenli kontrol, temizliği büyük bir yıllık işten çıkarıp günlük rutinin parçası yapar. Günlük rutin kontrol listesi için günlük rutin rehberine bakılabilir.
Bu rehber sabit bir aralık önermez. Aralık portföy hacmine ve ofisin çalışma temposuna göre belirlenir; önemli olan temizliğin belirli bir ritimle, aynı ölçütle yapılmasıdır.
Ofisin belirlediği bekleme süresi boyunca ulaşma denemeleri kayda yazılır. Süre dolduğunda kayıt pasife alınır ve nedeni belirtilir; kayıt silinmez, sahip yeniden ulaşırsa kayıt tekrar açılabilir.
Çoğu zaman sahibiyle yapılan görüşmeyle öğrenilir. Bu nedenle sahip teyidi temizliğin vazgeçilmez adımıdır; yalnız ilan sitesine bakarak kayıt kapatılmaz.
Kayıt pasife alındığında ofisin yayın kuralı gereği ilanın da kaldırılması ya da gizlenmesi gerekir. Yayın durumu ofisin kullandığı araca bağlıdır; rehber bu konuda ürün bilgisi vermez.
Hayır. Rehber ürün bağımsız bir çalışma yöntemidir. Aynı adımlar tablo ya da başka bir kayıt aracıyla da uygulanabilir.
Sonraki adım: Portföy fiyat güncelleme ve takip düzeni
ETBİS’e Kayıtlıdır. 