Emlak ofisinde günlük rutin, günü iki kısa kontrolle çerçevelemektir: sabah açılışta bugünün randevularına, bekleyen geri dönüşlere ve yeni gelen kayıtlara bakılır; akşam kapanışta açık kalan işler yazılır, kayıtlar güncellenir ve yarın için liste hazırlanır. Kontrol listesi kısa, herkesin göreceği yerde ve her gün aynı sırayla işletilirse ofisin işi kişilere bağlı kalmaz.
Son güncelleme:
Emlak ofisinde iş akışı kesintilerle ilerler: telefon çalar, müşteri kapıya gelir, bir portföyün fotoğrafı eksik çıkar. Gün bu kesintilere bırakılırsa en çok ertelenen şeyler kayıt güncelleme ve geri dönüş olur. Liste, hatırlamaya dayanan bir düzeni yazılı bir düzene çevirir.
Rutinin amacı herkese aynı işi yaptırmak değil, ofisin her gün aynı temel soruları sormasıdır: bugün kimi arayacağız, hangi randevu var, hangi kayıt eskidi, dün ne açık kaldı? Bu sorular kısa bir kontrolle cevaplanırsa gün planlı başlar ve planlı kapanır.
Sabah kontrolü kısa tutulmalıdır; amaç bütün işi planlamak değil, günün riskini görmektir. Ofis sahibi ya da sorumlu kişi şunlara bakar:
Bu liste ofis toplantısı değildir. Kısa bir bakış, gerekirse kısa bir yönlendirme yeterlidir; ayrıntıya girilen konu gün içinde ayrıca ele alınır.
Öğle civarında ve öğleden sonra iki küçük kontrol, akşamki yığılmayı önler. Her kontrol kısa tutulmalıdır:
Akşam kontrolü ertesi sabahın yükünü azaltır. Gün sonunda danışmanların kendi kayıtlarını kapatması, sorumlu kişinin de ofis geneline bakması beklenir:
Gün sonu kontrolünün bir sonucu olmalıdır: yarının ilk listesi. Sabah kontrolü, dünün akşam kontrolü iyi yapıldıysa kısa sürer.
Rutin tek kişiye bırakılırsa o kişi yokken düzen çöker. Küçük ofiste sabah kontrolünü ofis sahibi, akşam kontrolünü danışmanlar kendi kayıtları için yapar. Daha kalabalık ofiste sabah kontrolünü ofis müdürü ya da yardımcı rolündeki kişi yürütür, akşam kontrolü ise herkesin kendi listesinde biter.
RE-OS'ta gösterge paneli portföy ve talep özetlerini, güncel olmayan portföy uyarısını ve hesap geneli sayaçları aynı ekranda verir; takvimde randevu, toplantı ve görev kayıtları ayrı türler olarak izlenir. Sabah bakışı için panel ve takvim, akşam bakışı için güncel olmayan portföy listesi yeterli bir başlangıç noktasıdır. Ayrıntılar için görev, takvim ve aktivite ve portföy yönetimi sayfalarına bakın.
Bu rehberde sabit bir süre önerilmez. Ölçü, kontrolün gün akışını kesmeden bitmesidir. Süre uzuyorsa liste fazla madde taşıyordur ya da kayıtlar önceki akşam güncellenmemiştir.
Gerekir ama daha kısadır. Tek kişilik ofiste sabah kontrolü günün üç işini ve randevuları seçmek, akşam kontrolü ise sonuçları yazıp ertesi günün listesini hazırlamaktır.
Ofisin her gün gerçekten açtığı yerde tutmalısınız. Randevu ve görev kayıtları zaten yazılımdaysa liste de orada olmalıdır; aksi hâlde aynı bilgi iki yerde güncellenir ve biri eskir.
Kişileri izlemek yerine kayıtlara bakın: sonucu yazılmamış görüşme, sahibi olmayan talep ya da güncel olmayan portföy sayısı artıyorsa akşam kontrolü aksıyordur. Bunu ceza değil, listenin ya da yükün gözden geçirilmesi için kullanın.
Bir kerede bir madde ekleyin ve belirli bir dönem sonunda işe yarayıp yaramadığına bakın. Birden çok değişiklik aynı anda yapılırsa hangisinin işe yaradığı anlaşılmaz.
Sonraki adım: Görev, takvim ve aktivite
ETBİS’e Kayıtlıdır. 