Danışman ayrılırken devir, ayrılış gününe kalmadan başlar: önce danışmanın elindeki portföy, müşteri, açık iş ve randevuların envanteri çıkarılır, sonra her kayıt için yeni sorumlu belirlenir, mülk sahiplerine ve müşterilere bilgi verilir, son adımda erişimler kapatılır. Bu rehber genel yöntemdir ve hukuki görüş değildir; sözleşme ve kişisel veri konularında uzmanına danışılmalıdır.
Son güncelleme:
Danışmanın ayrılması, ofis için yalnız bir kişinin eksilmesi değildir; o kişinin elindeki ilişkiler ve bilgiler de risk altına girer. Mülk sahibinin neyi kabul edip neyi etmediği, müşterinin hangi mülkü beğendiği, hangi randevunun söz verildiği çoğu zaman danışmanın kendi kafasında ve telefonundadır.
Devir düzeni yoksa bu bilgi danışmanla birlikte çıkar. Müşteri ve mülk sahibi cevapsız kalır, açık işler sessizce kapanır. Devir düzeninin amacı bu kaybı, ayrılış başladığı günden itibaren kayıtlı ve sahipli bir sürece çevirmektir.
Başlangıç noktası, ayrılan danışmanın elindeki her şeyin bir listede toplanmasıdır. Liste danışmanla birlikte ve kayıtlara bakılarak hazırlanır; yalnız danışmanın hafızasına güvenilmez.
Ofis içinde kim hangi kaydı yönetir sorusu iş bölümü rehberinde ele alınır; bu rehber ayrılma olayına özgü kontrol listesine odaklanır.
Mülk sahibi ve müşteri, devri ofisten duymalıdır; üçüncü bir kişiden ya da danışmanın kendisinden duymak güveni zedeler. Bilgilendirme kısa, açık ve olumsuz olmayan bir dille yapılır.
Erişimin kapatılması devir tamamlandıktan sonra, ama gecikmeden yapılır. Önce devir doğrulanır, sonra danışmanın kayıt aracındaki, e-posta ve ofis hesaplarındaki erişimi kapatılır. Sıra tersine çevrilirse danışmanın kayıtları görülemez ve devir eksik kalır.
Danışmanın kendi telefonunda tuttuğu müşteri bilgileri ayrı bir konudur. Bu bilgilerin ofise ait olup olmadığı, silinip silinmeyeceği ve nasıl devredileceği kişisel veri ve sözleşme hükümlerine bağlıdır; rehber bu konuda görüş vermez. Yetki ve yedekleme için veri yedekleme ve yetki rehberine bakılabilir.
Devirden kısa bir süre sonra ofis yöneticisi, devredilen kayıtların takibe girip girmediğine bakar. Mülk sahibi ya da müşteri bir şikâyetle gelmeden yeni sorumlunun görüşmeyi yaptığı doğrulanır. Takip günü geçmiş ya da kimsenin sahiplenmediği kayıtlar varsa ayrılığı izleyen haftada bulunur ve kapatılır.
Bu rehber sabit bir süre önermez. Mümkün olan olabildiğince erken envanter çıkarılır; ayrılış ani ise kayıtlar ofis yöneticisi tarafından aynı düzenle gözden geçirilir ve eksikler mülk sahibi ve müşteriyle görüşülerek tamamlanır.
Bu konu danışmanın sözleşmesine ve ofisin kurallarına bağlıdır ve hukuki görüş gerektirebilir. Rehber bu konuda görüş vermez; ofis kendi sözleşme hükümlerine ve uzmanına danışmalıdır.
Mülk sahibinin ya da müşterinin beklentisi, son görüşmenin özeti, bekleyen söz ve bir sonraki adım. Not kısa tutulur; amaç yeni sorumlunun görüşmeye hazırlıklı gitmesidir.
Bu soru kişisel veri ve sözleşme hükümlerine bağlıdır. Rehber hukuki görüş vermez; ofis bu konuyu ayrılmadan önce yazılı olarak netleştirmeli ve uzmanına danışmalıdır.
Hayır. Rehber ürün bağımsız bir çalışma yöntemidir. Aynı kontrol listesi tablo ya da başka bir kayıt aracıyla da uygulanabilir.
Sonraki adım: Ofis içi iş bölümü: kim hangi kaydı yönetir?
ETBİS’e Kayıtlıdır. 