Yer gösterme formu, müşteriye hangi portföyün ne zaman ve nasıl gösterildiğini ve müşterinin tepkisini kaydeden kısa bir belgedir. İyi form tek sayfadır: gösterim günü ve saati, müşteri, gösterilen portföyler, sunum biçimi, sonuç ve not alanlarını taşır; gösterimin ardından doldurulur ve ofiste saklanır.
Son güncelleme:
Bir müşteriye birkaç portföy gösterildiğinde, birkaç gün sonra hangisinin gösterildiğini, müşterinin nasıl tepki verdiğini ve sahibe ne söylendiğini hatırlamak zorlaşır. Form, bu bilgiyi hafızaya bırakmadan kayda geçirir.
Formun ofis için üç işi vardır. Birincisi, hangi müşteriye hangi portföyün gösterildiğini kanıtlayan bir iz bırakır. İkincisi, müşterinin ilgisini ve itirazlarını sonraki görüşmeye taşır. Üçüncüsü, mülk sahibine verilecek geri bildirimin dayanağını oluşturur.
Formun uzun olması doldurulmasını zorlaştırır. Aşağıdaki alanlar çoğu ofis için yeterli bir çekirdek oluşturur; ofisiniz kendi ihtiyacına göre bir ya da iki alan ekleyebilir.
Her portföy için ayrı bir tepki istiyorsanız, genel sonuç alanına ek olarak not bölümünde portföyleri tek tek yazdırın. Bunu zorunlu ayrıntı listesi yerine kısa bir satır olarak tutmak, formun doldurulma oranını yüksek tutar.
Formu bir ay boyunca kullandıktan sonra hangi alanın hep boş kaldığına bakın. Hep boş kalan alan formu gereksiz uzatır ve çıkarılabilir.
Form, müşterinin adı ve iletişim bilgisi gibi kişisel verileri içerir. Bu verilerin nasıl saklanacağını, kimlerin göreceğini ve ne kadar süre tutulacağını ofis olarak önceden belirleyin; müşteri kayıtlarında izin düzeni için müşteri kayıtları ve iletişim izni rehberine bakabilirsiniz.
Bazı ofisler formun altına müşteri imzası ya da onay satırı ekler. Böyle bir alanın ne anlama geldiği ve hukuki değeri ofisin kendi sözleşme düzenine bağlıdır. Bu rehber hukuki görüş değildir; imza ya da onay alanı eklemeden önce hukuk danışmanınıza başvurun.
En güvenilir bilgi gösterimin ardından yazılan bilgidir. Danışman müşteriden ayrıldığı anda ya da gösterim günü bitmeden formu doldurursa müşterinin söylediği ifadeler kayıtta özgün haliyle kalır.
Doldurulan form, ofisin diğer kayıtlarına bağlandığında işe yarar. Üç küçük adım yeter:
Gösterimin öncesi, rotası ve teyidi için randevu ve gösterim planlama rehberine bakabilirsiniz.
RE-OS'ta müşteriye portföy gösterdikten sonra yer gösterme formu açabilirsiniz. Formda gösterme zamanı, sunum türü, müşteri, gösterilen portföyler, notlar, yıldız puanı ve sonuç (ilgileniyor ya da ilgilenmiyor) tutulur. Müşteriye gösterilen portföyler forma kaydedilir ve form yazdırılabilir. Ayrıntılar için müşteriye özel portföy bağlantısı sayfasına bakabilirsiniz.
Bu rehber hukuki bir zorunluluk tanımlamaz; formun zorunluluğu ofisin kendi düzenine bağlıdır. Hukuki yönü için hukuk danışmanınıza başvurun. Pratikte form, gösterimin izini ve müşterinin tepkisini kaybetmemek için kullanılır.
Aynı müşteriyle aynı ziyarette gösterilen portföyler tek formda toplanabilir. Farklı günlerde yapılan gösterimler için ayrı form tutmak kayıtları sonradan karşılaştırmayı kolaylaştırır.
Bu, ofisin çalışma biçimine ve hukuk danışmanının görüşüne bağlıdır. İmza ya da onay satırı eklenecekse içeriği önceden belirleyin; rehber bu konuda hukuki görüş vermez.
Genel sonucu sabit bir seçenekle işaretleyin, ayrıntıyı kısa bir notla yazın: beğenilenler, itirazlar ve istenen sonraki adım. Müşterinin söylediği ifadeyi olduğu gibi aktarmak yorumdan daha değerlidir.
Evet. RE-OS'ta müşteriye portföy gösterdikten sonra yer gösterme formu açılabilir; formda gösterme zamanı, sunum türü, müşteri, gösterilen portföyler, notlar, yıldız puanı ve sonuç tutulur.
Sonraki adım: Müşteriye özel portföy bağlantısı
ETBİS’e Kayıtlıdır. 